Die EPFL, die Eidgenössische Technische Hochschule Lausanne, ist einer der dynamischsten Universitätsstandorte Europas und gehört zu den 20 besten Universitäten weltweit. Die EPFL beschäftigt mehr als 6.500 Mitarbeitende, die die drei Hauptaufgaben der Institution unterstützen: Lehre, Forschung und Innovation. Der EPFL-Campus bietet ein aussergewöhnliches Arbeitsumfeld im Herzen einer Gemeinschaft von mehr als 17.000 Personen, darunter über 12.500 Studierende und 4.000 Forschende aus mehr als 120 verschiedenen Ländern.
Verwaltungsassistent
Aufgabe
Die EPFL, die Eidgenössische Technische Hochschule Lausanne, ist einer der dynamischsten Universitätsstandorte Europas und gehört zu den 20 besten Universitäten weltweit. Die EPFL beschäftigt mehr als 6.500 Mitarbeitende, die die drei Hauptaufgaben der Institution unterstützen: Lehre, Forschung und Innovation. Diese Stelle ist am Campus Biotech in Genf angesiedelt, dem assoziierten Campus der EPFL. Am Ufer des Genfersees vereint Campus Biotech die EPFL, die Universität Genf, das Wyss Center, die Universitätsspitäler Genf (HUG) und Start-ups in einem einzigartig interdisziplinären Ökosystem.
Die A. Mathis Gruppe für Computational Neuroscience und KI, unter der Leitung von Professor Alexander Mathis, sucht eine Verwaltungsassistentin bzw. einen Verwaltungsassistenten, um den reibungslosen und effizienten Tagesbetrieb des Labors sicherzustellen. Sie arbeiten eng mit dem Professor, Forschenden, Studierenden und den zentralen Diensten der EPFL zusammen, um die Durchführung von Projekten und täglichen Aktivitäten zu unterstützen und spielen eine zentrale Rolle bei der Ermöglichung der Forschungs- und Betriebsaufgaben des Labors. Sie berichten direkt an die Laborleitung.
Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten
* Unterstützung bei der Verwaltung von Mitteln und Fördergeldern, einschließlich Überwachung der Ausgaben, Finanzberichterstattung (Gehälter, Rechnungen, Kreditkartenausgaben), Finanzprognosen, Einkäufe und Berichte;
* Mitarbeiteradministration: Unterstützung im Einstellungsprozess, Vorbereitung von Arbeitsverträgen (akademisch und nicht-akademisch), Akkreditierung, Onboarding und Offboarding, Verwaltung von Abwesenheiten und Terminkalendern sowie Nachverfolgung des Mitarbeiterzyklus (einschließlich Praktikanten, Sommerpraktikanten und Gastforschenden).
* Kalender- und Terminmanagement: Verwaltung des Kalenders des Professors, Terminplanung und Koordination von Meetings und Terminen sowie allgemeine administrative Unterstützung der Aktivitäten des Professors.
* Veranstaltungsorganisation: Koordination von Reisen, Meetings, Konferenzen, Seminaren und Symposien; Organisation von Disputationen, Gruppensitzungen und Teambuilding-Aktivitäten.
* Besucher- und Mobilitätsmanagement: Organisation der Ankünfte neuer Mitarbeitender und Gastforschender, Unterstützung bei Visumanträgen, Unterkunft und Krankenversicherung sowie vollständiges Reisemanagement für Gäste.
* Koordination: Schnittstelle zu den zentralen und akademischen Diensten der EPFL (Doktoratsschule, Sektionen, Dekanatsteam usw.), Förderstellen und externen Partnern.
Ihr Profil
* Nachgewiesene Erfahrung als Verwaltungsassistentin bzw. Verwaltungsassistent, idealerweise in einem akademischen oder Forschungsumfeld.
* Starke Organisationsfähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu managen.
* Proaktiv, zuverlässig und serviceorientiert mit einer "Can-do"-Einstellung.
* Fließende Französisch- und Englischkenntnisse sind erforderlich.
* Computerkenntnisse mit exzellenten Kenntnissen in Outlook und sehr guten Kenntnissen in Word, Excel und PowerPoint. Vertrautheit mit Projektmanagement-Tools ist von Vorteil.
* Fähigkeit, mit allen Ebenen von Fakultät, Mitarbeitenden und Studierenden zu interagieren und in einem multikulturellen Umfeld zu gedeihen.
Wir bieten
* Ausgezeichnete Arbeitsbedingungen.
* Ein multikulturelles und anregendes Umfeld.
* Möglichkeiten zur Weiterbildung und beruflichen Entwicklung.
Informationen
Vertragsbeginn: so bald wie möglich
Beschäftigungsgrad Min: 30,00
Beschäftigungsgrad Max: 50,00
Vertragsart: befristet
Dauer: ein Jahr, verlängerbar
Referenz: 2264
Bewerbungen sind ausschliesslich über die EPFL-Website einzureichen. Bitte fügen Sie einen Lebenslauf, ein Anschreiben sowie relevante Referenzen oder Diplome bei.
Die EPFL ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und sich für ein diverses und inklusives Arbeitsumfeld einsetzt.
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