Im Rahmen des Betriebs und der Weiterentwicklung einer Plattform für elektronische Dokumentenverwaltung (ECM – OpenText) übernehmen Sie eine zentrale Rolle als technische und funktionale Ansprechperson in Zusammenarbeit mit IT, Fachbereichen und Archivdiensten.
Hauptaufgaben
ECM-Administration und Betrieb
* Konfiguration, Implementierung und Wartung der ECM-Plattform (OpenText)
* Weiterentwicklung der Applikationsinfrastruktur in Zusammenarbeit mit dem kantonalen IT-Service (SCI)
* Verwaltung von Zugriffsrechten, Rollen und Systemparametern unter Einhaltung der Sicherheitsstandards
Dokumentenmanagement und Informationsgovernance
* Definition und Pflege der Dokumentenmanagement-Strukturen:
* Ordnungssysteme (Aktenpläne)
* Aufbewahrungsfristen
* Zugriffs- und Vertraulichkeitsregeln
* Sicherstellung der Integration mit Archivierungs- und Langzeitarchivsystemen
* Gewährleistung des korrekten Dokumentenlebenszyklus
Support und kontinuierliche Verbesserung
* Bearbeitung von Incidents und Anfragen über ein Ticketsystem (z. B. ServiceNow)
* Priorisierung, Nachverfolgung und Kommunikation mit Stakeholdern
* Analyse von Anforderungen und Erarbeitung von Verbesserungsvorschlägen
Schulung und Begleitung
* Schulung von Anwendern und Verantwortlichen im Dokumentenmanagement
* Unterstützung der Fachbereiche bei der Anwendung von Best Practices
* Erstellung und Pflege von technischer und funktionaler Dokumentation
Projekte und Weiterentwicklungen
* Mitarbeit in Projekten zur Weiterentwicklung der ECM-Plattform (Funktionalitäten, Schnittstellen, Migrationen, regulatorische Anforderungen)
* Zusammenarbeit mit Fachbereichen, IT und Archivdiensten
Anforderungsprofil
Ausbildung
* Abschluss als Wirtschaftsinformatiker/in (FH/HES) oder gleichwertige Ausbildung (Informatik, Informationssysteme, Dokumentenmanagement)
Fachliche Kompetenzen
* Fundierte Kenntnisse im Bereich elektronische Dokumentenverwaltung (GED / ECM), insbesondere OpenText (zwingend)
* Erfahrung in der Administration von ECM-Systemen (Konfiguration, Rechteverwaltung, Integration)
* Gute Kenntnisse in Records Management und Dokumentenlebenszyklus
* Beherrschung von Konzepten wie Aktenplan, Metadaten und Aufbewahrungsfristen
* Fähigkeit zur Analyse und Modellierung von Geschäftsprozessen
* Programmierkenntnisse von Vorteil
* Kenntnisse in IT-Sicherheit (Zugriffsmanagement, Best Practices)
* Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel (fortgeschrittene Funktionen, Makros von Vorteil)
* Erfahrung mit Ticketsystemen (z. B. ServiceNow)
Sprachen
* Sehr gute Kenntnisse in Deutsch oder Französisch
* Gute Kenntnisse der jeweils anderen Sprache (mindestens Niveau B1)
* Englischkenntnisse (mindestens Niveau B1)
Berufserfahrung
* Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Bereich Dokumentenmanagement, Archivwesen oder ECM
* Erfahrung im Betrieb und in der Administration einer ECM-Lösung
* Erfahrung in der Prozessanalyse und Umsetzung von Dokumentenmanagement-Lösungen
* Erfahrung im Support und Incident Management
* Projekterfahrung von Vorteil (Kenntnisse der Methode HERMES sind ein Plus)
Persönliche Kompetenzen
* Analytisches und strukturiertes Denkvermögen
* Dienstleistungsorientierung und pädagogisches Geschick
* Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen
* Selbstständige und proaktive Arbeitsweise
* Sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit
Rahmenbedingungen
* Umfeld: öffentliche oder regulierte Organisation
* Enge Zusammenarbeit mit IT, Fachbereichen und Archivdiensten
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