MATISA est une entreprise suisse fondée en 1945, spécialisée dans la construction de machines de rénovation et d'entretien ferroviaires et formons une fière équipe d'enthousiastes. Au fil des décennies, MATISA a élargi sa gamme de solutions – bourreuses, régaleuses-cribleuses et trains de renouvellement, entre autres – et a développé ses brevets afin de rester à la pointe de la technologie tant dans la construction que dans la maintenance. MATISA est capable de répondre aux besoins d’une industrie en constante évolution grâce à ses efforts constants de R&D et à son ingénierie innovante. Présents aujourd'hui dans 22 pays, nous avons 8 filiales à travers le monde (Italie, France, Allemagne, Espagne, Royaume-Uni, Japon, Brésil et Australie). Back Office Specialist Dans le cadre du développement de nos activités, nous souhaitons renforcer notre équipe en recrutant un·e Back Office Specialist. Ce poste occupe un rôle central de back-office, avec une responsabilité principale orientée vers la réalisation et le suivi des offres, la gestion administrative et documentaire des dossiers, la mise à jour des systèmes IT / ERP, ainsi que la réalisation et la formalisation des procédures back-office. Le poste intervient en support des équipes internes, des filiales et des clients. En complément de cette activité principale, le poste intègre une activité accessoire de spécialiste Excel, avec une utilisation ponctuelle de Power BI, afin de structurer les données, fiabiliser l’information et soutenir le reporting interne. MISSIONS PRINCIPALES Activités principales – Back Office / gestion des offres, dossiers et procédures Élaborer, suivre et mettre à jour les demandes d’offres Analyser les éléments techniques et financiers nécessaires au chiffrage Construire des offres commerciales intégrant les prestations de : Retrofit machines Formations Assistance technique Homologation Assurer le suivi administratif des offres, commandes et dossiers clients Constituer, gérer et classer les dossiers commerciaux et techniques Mettre à jour, contrôler et consolider les données dans l’ERP et les outils IT Garantir la conformité, la traçabilité et l’archivage de la documentation Réaliser la facturation et assurer le suivi administratif associé Assurer l’interface back-office avec les équipes internes, les filiales et les clients Rédiger, structurer et maintenir à jour les procédures back-office (offres, dossiers, outils, bonnes pratiques) Activités accessoires – Spécialiste Excel & reporting Intervenir en tant que référent·e / spécialiste Excel pour les activités back-office Concevoir, maintenir et optimiser des fichiers Excel avancés : Modèles de calcul Tableaux de suivi Fichiers de chiffrage et de budgets Automatisations Exploiter Excel pour le suivi des offres, des budgets et des données administratives Produire et consolider des reportings et indicateurs de suivi Utiliser Power BI de manière ponctuelle pour la visualisation des données et le reporting interne Contribuer à l’amélioration continue des outils et processus back-office par la structuration des données et la formalisation méthodologique PROFIL RECHERCHÉ Formation Bachelor en ingénierie dans un domaine technique : Industriel, Mécanique, Électrique, Automatisation ou équivalent Formation complémentaire ou certification en Excel avancé Connaissances ou formation de base en Power BI appréciées Expérience 5 à 10 ans d’expérience en environnement industriel Expérience confirmée en back-office, inside sales ou fonctions administratives techniques Expérience en gestion d’offres, suivi administratif et documentation structurée Compétences techniques et organisationnelles Très bonne maîtrise d’Excel : Formules avancées Tableaux croisés dynamiques Modèles de calcul Structuration et fiabilisation des données Power BI apprécié comme outil de reporting Capacité à formaliser des procédures claires et structurées Rigueur administrative et sens de l’organisation Aisance avec les systèmes IT et les ERP Langues Français : C1 Anglais : B2 Italien, allemand ou espagnol : un atout OUTILS UTILISÉS Excel (maîtrise indispensable – rôle de spécialiste) Power BI (utilisation ponctuelle) ERP Sage X3 Therefore™ – j4id10200891a j4it0624a j4iy26a