Für das PhD Office der Universität St. Gallen wird per 1. Mai 2026 oder nach Vereinbarung eine Leitungsperson (m/w/d) (80 %) mit Führungserfahrung gesucht.
Das PhD Office ist die Anlaufstelle für Doktoratsinteressierte und Doktorierende der Universität St. Gallen. Es begleitet die Doktorierenden von der Zulassung bis zur Promotion in administrativen Belangen. Es koordiniert zudem die verschiedenen Doktoratsprogramme und ist auch Anlaufstelle für die Referent:innen. Wir bieten eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen und internationalen Hochschulumfeld. In einem motivierten und kollegialen Team werden Ihre Ideen und Ihr Einsatz wertgeschätzt. Die zunehmende Digitalisierung von Prozessen und Nutzung von KI verändern die Arbeitsweise in den nächsten Jahren grundlegend, weshalb sich der Bereich sehr dynamisch entwickeln wird.
Ihre Aufgaben
* Strategische, operative und inhaltliche Leitung sowie personelle Führung des dreiköpfigen Teams des PhD Office, insbesondere die aktive Weiterentwicklung des Teams
* Vertretung der Gruppe in den Leitungsgremien des Prorektorats Studium & Lehre
* Konzeption, Planung und Umsetzung von strategischen Projekten zur Weiterentwicklung des PhD Office und der Doktoratsstrukturen (z. B. Digitalisierung von Prozessen)
* Analyse und Optimierung bestehender administrativer Abläufe zur Steigerung der Effizienz
* Leitung aller administrativen Schritte des Doktoratsstudiums, von der Zulassung bis zur Promotion
* Pflege und Aktualisierung von Statistiken und Berichten
Ihr Profil
* Höhere Berufsausbildung/Fachschule/Hochschulabschluss
* Erfahrung in der Leitung eines Teams sowie administrative Mitarbeit bei Bedarf (Stellvertretung des Teams bei deren Abwesenheit)
* Kenntnisse der Hochschulverwaltung, idealerweise im Bereich Doktorat oder Studienadministration
* Ausgezeichnete administrative und organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte und präzise Arbeitsweise
* Hohe Dienstleistungs- und Kommunikationskompetenz, mündlich und schriftlich, in Deutsch und Englisch
* Berufserfahrung: 10 Jahre
* Spezielle Fachkenntnisse: Erfahrung in Innovationsprozessen und -methoden
* Proaktive, lösungsorientierte und belastbare Persönlichkeit mit ausgeprägter Teamfähigkeit
"Ein Ort, der Wissen schafft" - Als eine der führenden Wirtschaftsuniversitäten Europas engagiert sich die Universität St. Gallen (HSG) in der Ausbildung von über 10'000 Studierenden und bietet als eine der größten Arbeitgeberinnen der Region rund 3'500 Mitarbeitenden ein attraktives und innovatives Umfeld in Forschung, Lehre, Weiterbildung und Verwaltung.
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