Du managst das Backoffice des Geschäftsführers, der erfahren ist und Dir Freiraum zum Einbringen von Ideen lässt – jemanden, mit dem die Zusammenarbeit Freude macht, der aber auch erwartet, dass die Dinge rundlaufen. Du trägst die Verantwortung für die administrative Steuerung seines Tagesgeschäfts und übernimmst darüber hinaus auch Aufgaben im Bereich Eventorganisation und HR. Das Agenda-Management hast Du im Griff, und notwendige Zusammenhänge und Abhängigkeiten erkennst Du sofort – dazu braucht es keine jahrelange Erfahrung, vielmehr Kopf, Herz und «common sense».
Deine Aufgaben & Verantwortlichkeiten
Im Zentrum stehen das stetige «am Ball bleiben» sowie themenübergreifendes Mitdenken. Mit vollem Zugriff auf Agenda und Mails selektionierst Du Anfragen und triffst, wo angebracht, bereits erste Vorkehrungen zur Erledigung. Du forderst die termingerechte Lieferung von Resultaten ein und informierst zuverlässig über Fortschritte und «action-items». Dabei fungierst Du als Schnittstelle zu drei GL-Mitgliedern, dem Verwaltungsrat sowie der AG und den Gruppengesellschaften. Aufgrund der agilen Unternehmensführung gilt es, das Tagesgeschäft punktgenau zu steuern.
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* Termin- und Reiseplanung; proaktive Unterstützung bei allen terminlichen Verpflichtungen.
* Organisation von Meetings, Telefon- und Video-Konferenzen; hier denkst Du stets einen Schritt weiter: Was wird gebraucht und wer muss wann eingebunden werden.
* E-Mail Management, sinnvolle Priorisierung und Triage; Nachverfolgung von Pendenzen/Action Items.
* Erstellung von Korrespondenz und PowerPoint-Präsentationen (Deutsch).
* Dokumentenmanagement, Vor- und Nachbereitung bzw. Bereitstellung von Unterlagen physisch/elektronisch.
* Kontaktschnittstelle zu externen Dienstleistern sowie allgemeines Office Management (Besucherempfang, Vorbereitung der Konferenzräume, Catering, Logistik).
* Eventmanagement (Mitarbeiterevents, Messen, Tagungen etc.); die Assistenz arbeitet den Aufgaben entsprechend eng mit Handels- und Industriepartnern und weiteren internen/externen Stellen zusammen.
* (Stichwort-) Protokollführung bei Verwaltungsratssitzungen und Generalversammlungen.
* Ausführung der Beschlüsse des Verwaltungsrates und der Generalversammlung.
* Betreuung und Verwaltung des Aktionariats sowie Korrespondenz mit Aktionären und Verwaltungsrat.
* Mitarbeit bei der Erstellung des Geschäftsberichts.
* Rechnungsanweisung, Belegeinreichung und Spesenmanagement; Genehmigungsprozesse.
* Allgemeine Projektunterstützung.
Deine Ausbildung, Erfahrung, Fähigkeiten
* Eine erfolgreich abgeschlossene kaufm. Ausbildung ggf. kombiniert mit einer Weiterbildung bspw. Direktionsassistenz, Digital Office Management oder vergleichbar.
* 5+ Jahre Assistenzerfahrung in einem agilen KMU; wir geben gerne auch einer Person eine Chance, die sich in die GL-Assistenz weiterentwickeln möchte.
* Proaktivität ist bei Dir keine Worthülse, sondern gelebter Alltag. Du ziehst die richtigen Schlüsse und handelst im Rahmen Deiner Entscheidungskompetenz.
* Du magst es, wenn Dinge in Bewegung sind, und behältst mit Deinem ausgeprägten Organisationstalent die Übersicht und alle Bälle in der Luft.
* Du hast ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten. Mit Deiner offenen und wertschätzenden Art findest Du immer den richtigen Ton und kannst bei Bedarf Anliegen wirkungsvoll platzieren.
* Du bist «hands-on» und fühlst Dich in einer kleineren Struktur wohl (
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