Description du poste
Vous êtes responsable de l’assistance et du soutien administratif de deux médecins cadres, dont une Responsable d’unité pour toutes les tâches administratives inhérentes à l’activité clinique, académique et de recherche.
Vous assurez l’accueil physique de la patientèle, des collaborateurs et collaboratrices, des visiteurs et visiteuses ainsi que des usagères et usagers, de manière personnalisée, professionnelle et bienveillante.
Vous gérez la planification des consultations médicales simples et complexes sur l’agenda électronique et organisez les examens complémentaires, avec prise de rendez‑vous y relative, tout en vous assurant du suivi de la bonne trajectoire du dossier médical et du patient ou de la patiente.
Parallèlement, vous gérez toute la correspondance rédactionnelle (divers rapports médicaux, corrections et mises en page de documents scientifiques) ainsi que la communication ascendante et descendante des deux médecins cadres, en filtrant et priorisant les informations.
Vous organisez les déplacements professionnels, les inscriptions aux formations et effectuez les démarches liées aux remboursements de frais.
Vous participez à l’organisation de réunions, de colloques et de conférences, et assurez la rédaction et la transcription des procès‑verbaux.
Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction comme la gestion téléphonique interne / externe, la messagerie électronique commune, la saisie des horaires, la planification des agendas lors de vacances, le traitement du courrier interne / externe, la commande de matériels et le traitement de la facturation complexe (laboratoire, recherche, UNIGE, Advisory board et autres).
Dans un esprit de collaboration et de cohésion, vous développez des relations étroites avec vos collègues du Centre du sein. De manière générale, votre sens du service, votre flexibilité et votre polyvalence vous permettent de répondre avec efficacité aux diverses sollicitations du secrétariat.
Qualifications
Vous êtes titulaire d'une maturité commerciale ou d’un CFC d'employé ou employée de commerce et d’une formation administrative supérieure type Brevet fédéral d’assistante ou assistant de direction.
Vous disposez d’une expérience réussie de 5 ans dans un poste similaire. La connaissance des activités académiques et de recherche est un atout.
Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée rédactionnelle. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible.
Vous maîtrisez une langue étrangère, l’anglais ou l’allemand minimum niveau B2 et possédez des connaissances dans une autre langue.
Vous êtes titulaire du certificat ECDL standard sur Web et niveau Avancé pour Word, Excel, Powerpoint, et vous possédez de très bonnes connaissances des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, E‑Procurement, OPALE, GRECO2, Winscribe, VRH).
Personne dynamique, rigoureuse et méthodique, vous faites preuve d'un sens aigu de l'organisation, de la prise d'initiative et de la planification. Grâce à votre polyvalence, vous êtes en mesure de gérer plusieurs tâches de manière simultanée (gestion des priorités, hiérarchisation des demandes, flexibilité).
Enfin, vous faites preuve de discrétion et de respect de la confidentialité.
Présence quotidienne souhaitée.
Informations supplémentaires
* Entrée en fonction : 01.01.2026
* Nombre de poste : 1
* Taux d’activité : 100%
* Classe de fonction : 12
* Contrat : 80% CDI + 20% CDP (renouvelable d'année en année)
* Délai de candidature : 04.11.2025
* Demande de renseignements : Mme A. Adjini, cheffe du secrétariat duD-ONCO, tél. 079 553 08 60
Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.
Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.
Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.
Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.
#J-18808-Ljbffr