Aufgaben
Administration & Büroorganisation
* Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen
* Organisation von Meetings und Veranstaltungen, sowie Teilnahme
* Materialverwaltung und Dokumentenmanagement
Finanz- & Rechnungswesen
* Bearbeitung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
* Lohnbuchhaltung
* Zahlungsverkehr, Mahnwesen und Liquiditätsüberwachung
* Erstellung von Quartals- und Jahresabschlüssen (in Zusammenarbeit mit Steuerberatung/Revision, falls angezeigt)
* Pflege und Weiterentwicklung des Controllings sowie Auswertung von betriebswirtschaftlichen und vertrieblichen wöchentlichen Kennzahlen
Unterstützung bei Personalaufgaben
* Zeiterfassung und Personaladministration (Verträge, Zeugnisse etc.)
* Koordination mit externen HR-Dienstleistern oder Behörden
* Unterstützung bei Rekrutierungsprozessen (Vorbereitung von Stellenausschreibungen, Terminierung und Durchführung von Bewerbungsgesprächen etc.)
Schnittstelle & Reporting
* Enge Zusammenarbeit mit dem CEO/Geschäftsführer bei Budgetplanung und Forecasts
* Erstellung von betriebswirtschaftlichen Analysen und Berichten für das Management bzw. den Verwaltungsrat
* Weiterentwicklung und Optimierung von administrativen Prozessen und Workflows
Profil
Fachliche Qualifikationen
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. KV) oder betriebswirtschaftliches Studium; Weiterbildung im Finanzbereich von Vorteil (z.B. Fachausweis Finanz- und Rechnungswesen)
* Mehrjährige Erfahrung in Buchhaltung und Administration, idealerweise in einem KMU
* Sehr gute Kenntnisse in MS-Office (insbesondere Excel) und Erfahrung mit Buchhaltungs- oder ERP-Systemen
* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil
Persönliche Kompetenzen
* Selbstständige, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
* Ausgeprägtes Zahlenverständnis und Freude an finanziellen Prozessen
* Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Diskretion
* Lösungsorientierung und hohe Servicebereitschaft
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