Das Life Science Karriere Netzwerk
CTC vereint Expert:innen aus den Bereichen Life Sciences und Personalwesen. Wir unterstützen Unternehmen dabei, Spitzenkräfte zu gewinnen und langfristig zu binden. Unsere Projekte tragen dazu bei, innovative Behandlungsmethoden für Patient:innen zu entwickeln und umzusetzen. Unsere Kandidat:innen begleiten wir in ihrer beruflichen Entwicklung und finden für sie zu ihrer jeweiligen Lebenssituation passende Karrieremöglichkeiten.
Administrative Assistenz (50%-Pensum)
Unser Kunde, ein grosses pharmazeutisches Unternehmen, sucht Administrative Assistenz für eine befristete Vertragslaufzeit von 12 Monaten via Arbeitnehmerüberlassung (mit Option auf Verlängerung) für den Standort Marburg, Deutschland.
Verantwortlichkeiten:
1. Erstkontakt für interne/externe Anfragen
2. Bearbeiten von Ein- und Ausgangspost
3. Entgegennehmen, Führen und gezieltes Weiterleiten von Telefonaten, in Deutsch und Englisch
4. Bearbeiten von Dokumenten, ggf. formale Prüfung, überwiegend in Englisch
5. Ablage von Dokumenten, auch elektronisch (z.B.: Aktualisieren Intranet/Sharepoint)
6. Erstellen von Korrespondenz, vorwiegend in Englisch
7. Durchführen von Recherchen und Aufbereiten von Daten und Informationen
8. Inhaltliche Vorbereitung und Erarbeitung von Präsentationen auch zu komplexen Sachthemen im Erstentwurf, überwiegend in Englisch
9. Bearbeiten von Rechnungen und Zahlungsanweisungen (z.B. Rechnungsanerkennung, -prüfung)
10. Planen, Überwachen und Koordinieren von Terminen
11. Unterstützen bei der Erstellung von Standardreports (z.B. KPIs, Statistiken)
12. Bestellkoordination (e-Biss, SAP)
13. Ausführen von kleineren Übersetzungen bzw. Koordination von größeren Übersetzungen
14. Vorbereiten, Organisieren und Abrechnen von Dienstreisen
15. Planen und Organisieren von lokalen und globalen Veranstaltungen, Sitzungen, Tagungen etc., auch in Zusammenarbeit mit Externen
16. Betreuen von internen/externen Besuchern, ggf. Koordination
17. Prüfen und Nachbearbeiten von Zeitdaten in SAP
18. Erstellen von Standardauswertungen (z.B. Zeitkonten, Krankenstände, Urlaubsdaten)
19. Eingeben von Personaländerungsmeldungen
20. Führen von Bestandslisten
21. Vergabe der Zutrittsberechtigungen im ALINA-System
22. Koordinieren der abteilungsspezifischen Praktikantenplätze
23. Erstellen der erforderlichen Korrespondenz
24. Pflege von bereichsspezifischen Stammdaten
25. Monitoring des Abteilungsbudgets
Qualifikationen:
26. Einige Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position
27. Deutsch und Englisch fliessend
Sollten Sie Interesse haben, mit uns über diese Position zu sprechen, würden wir uns über Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen freuen.