Abteilungsassistenz Präsidiales
Uster, drittgrösste Stadt im Kanton Zürich, ist mit rund 37'000 Einwohnerinnen und Einwohnern eine dynamisch wachsende Stadt im Grossraum Zürich und bekannt als innovatives Regionalzentrum.
Als Mutterschaftsvertretung übernimmst Du in der Abteilung Präsidiales der Stadt Uster eine zentrale Drehscheibenfunktion zwischen Abteilungsleitung, Verwaltung, Politik und externen Anspruchsgruppen. Die Stelle ist vom 1. Juli 2026 bis zum 28. Februar 2027 befristet.
Abteilungsassistenz Präsidiales 60 - 80%
Deine Hauptaufgaben
Assistenz der Abteilungsleitung Präsidiales (Terminorganisation, Protokollführung, Pendenzenkontrolle, Organisation Teamanlässe, Erstellen Berichte und Präsentationen, einzelne Projekte)
Verantwortung für Berufsbildung und Betreuung der KV-Lernenden der Abteilung Präsidiales
Koordination von Neueintritten und Onboarding neue Mitarbeitende der Abteilung
Erste Ansprechperson (Poweruser) bei IT-Fragen (office@work, CMI Verwaltungssoftware, etc.)
Finanzen (Kontierung von Rechnungen und Kreditkartenbelegen, Erstellen von Rechnungen)
Koordination, Redaktion und Erstellen von Stadtrats- und Gemeinderatsanträgen.
Koordination des NPM-Jahresberichts der Abteilung (Frühling 2027)
Administration Gesuchswesen (Fördergesuche, Leistungskontrakte)
Verantwortung für die Vertragsverwaltung der Abteilung Präsidiales
Administration und Koordination der Städtepartnerschaft mit Prenzlau (Deutschland)
Organisation und Vergabe der städtischen F4-APG-Plakatstellen
Unterstützung der Standortförderung der Stadt Uster bei ausgewählten Projekten
Das bringst Du mit
Abgeschlossene dreijährige kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertige Ausbildung
Mehrjährige Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich, Verwaltungskenntnisse von Vorteil
Erfahrung in der Erstellung von redaktionellen Texten und Freude am zielsicheren Schreiben
Sehr gutes, stilsicheres und fehlerfreies Deutsch
Müheloser und gewandter Umgang mit PC und MS-Office Programmen
Sehr selbstständige, zuverlässige und exakte Arbeitsweise
Teamfähige, positive sowie umsetzungsstarke Persönlichkeit
Deine Ansprechperson
Zwinggi
Abteilungsleiter Präsidiales
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