Über die Universität Zürich
Als grösste Universität der Schweiz bietet die Universität Zürich eine Vielzahl von attraktiven Positionen in verschiedenen Fachbereichen und Berufsfeldern. Mit rund 10'000 Mitarbeitenden und aktuell 12 Berufsprofilen für Lernende bietet die Universität ein inspirierendes Arbeitsumfeld in der Spitzenforschung und Bildung. Setzen Sie Ihr Talent und Ihre Fähigkeiten bei uns ein. Erfahren Sie mehr über die UZH als Arbeitgeberin!
Aufgaben
Sie sind für den Empfang des Instituts verantwortlich und fungieren als erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Studierende sowie Besucher und Gäste. Darüberhinaus übernehmen Sie administrative Aufgaben.
Empfang, Information und Orientierung der Besucher; Sicherstellung der Zutrittsberechtigungen
Raum- und Arbeitsplatzorganisation
Telefonbetreuung, Terminkoordination, Raumreservierung sowie Telecom-Delegation für das Institut
Entgegennahme, Verteilung und Versand der Post
Mitorganisation und Betreuung von Veranstaltungen und Sitzungen
Einkauf und Verwaltung von Büromaterial
Allgemeine Korrespondenz (Deutsch und Englisch) sowie diverse administrative Aufgaben
Unterstützung im HR-Management: (u.a. Bearbeitung von Ein- und Austritten; Vorbereitung von Formularen wie MAG und Stellenbeschreibungen)
Mitarbeit im Rekrutierungsprozess (Koordination sowie Aufschalten von Stelleninseraten)
Finanzadministration: Weiterleitung von Rechnungen an KWF, Mitarbeit im KWF (materielle Prüfung) sowie weitere Aufgaben
Profil
Kaufmännische Grundausbildung oder äquivalente Ausbildung
Mehrjährige Berufserfahrung in ähnlicher Funktion, vorzugsweise im universitären Umfeld
Stilsicheres Deutsch, sehr gute Englischkenntnisse
Gute EDV-Kenntnisse (MS Office)
Selbständige, zuverlässige Arbeitsweise
Dienstleistungsorientierte sowie souveräne und verantwortungsbewusste Persönlichkeit
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