Dans le cadre de plusieurs projets en cours au sein du service de cardiologie ainsi qu'afin de renforcer l'équipe administrative et d'assurer la continuité des activités des secrétariats, le ou la titulaire du poste est chargée ou chargé d'assumer le secrétariat polyvalent du service.
Vous apportez un appui actif à la planification et à la coordination des activités du service, notamment en soutien au secrétariat chargé de la programmation des interventions.
Vous assurez la préparation logistique et administrative des colloques du service, veillant à leur bon déroulement et à la mise à disposition de l'ensemble des supports nécessaires.
Vous participez au suivi des documents cliniques des unités ambulatoires, au traitement de la facturation, ainsi qu'à diverses tâches liées à la gestion administrative du service.
Vous travaillez en étroite collaboration avec la responsable du secrétariat dans les domaines de la planification, de l'organisation et de la coordination des activités du service.
Vous contribuez activement à la planification interne, à la fluidité de la communication et à la coordination entre les différentes unités de cardiologie.
Vous apportez un soutien administratif dans le cadre de projets transversaux du service ou de tout autre mandat confié par la hiérarchie.
Vous êtes chargée ou chargé de la rédaction de courriers, rapports administratifs et techniques, procès-verbaux de réunions ou de conférences, en veillant à la qualité de la présentation et de la formulation.
Vous exécutez, selon les besoins du service, toute autre mission administrative relevant de vos compétences.
Description du profil :
Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce, d'un diplôme de secrétaire médicale ou médical, ou d'une formation jugée équivalente. Vous justifiez d'une expérience confirmée de deux à trois ans dans un poste similaire, idéalement au sein d'un secrétariat médical.
Vous maîtrisez parfaitement les outils informatiques standards, notamment Word (niveau ECDL Advanced) et Excel (niveau ECDL Standard), ainsi que les logiciels en usage aux Hôpitaux universitaires de Genève, tels que DPA, DPI, GRECO et OPALE, de même que les programmes applicatifs courants. La maîtrise de l'outil Vision RH, en particulier pour la planification, est vivement recommandée, tout comme une excellente connaissance de la Brique Problème (BP) et du logiciel Dragon Medical Direct (DMD).
Vous possédez une excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit, ainsi qu'une orthographe irréprochable et une solide connaissance de la terminologie médicale.
Doté ou dotée d'un esprit d'équipe développé, vous êtes capable d'évoluer efficacement dans un environnement de travail partagé avec plusieurs secrétaires. Vous êtes une personne organisée, méthodique et précise, vous savez définir les priorités avec discernement tout en faisant preuve d'autonomie, de rigueur et de dynamisme dans l'exécution de vos tâches.
Votre aisance à gérer les imprévus et les situations de stress, conjuguée à votre capacité d'adaptation et à votre polyvalence, vous permet de soutenir activement les cadres dans leurs activités administratives. Enfin, vous faites preuve d'un sens aigu de la confidentialité et veillez en tout temps au respect scrupuleux des normes et des procédures en vigueur.
Niveaux d'expérience requis :
* 1-2 ans
* 3-5 ans
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