Stellenantritt: 01.01.2026 oder nach Vereinbarung
Als Executive Assistant sind Sie die zentrale Schnittstelle zwischen der Geschäftsleitung, internen Fachbereichen und externen Partnern. In dieser Schlüsselrolle unterstützen Sie unseren Gruppen- CEO in allen organisatorischen, administrativen sowie inhaltlichen Belangen und tragen wesentlich zu reibungslosen Abläufen und einem professionellen Auftritt nach aussen bei.
Ihre Tätigkeitsfelder:
* Organisation, Koordination und Protokollführung von Sitzungen der Geschäftsleitung und Generalversammlungen
* Selbstständige Führung der allgemeinen Korrespondenz sowie Erstellung von Präsentationen und internen Dokumenten
* Planung und Durchführung von internen und externen Meetings, Events und Anlässen
* Pflege und Betreuung der Social-Media-Kanäle sowie der Unternehmenswebsite
* Unterstützung im Marketingbereich (z. B. Unternehmenskleidung, Souvenirs, Kommunikationsmaterialien)
* Terminkoordination und Kalenderführung für den Gruppen CEO
* Empfang und Betreuung von Kunden, Gästen und Geschäftspartnern
* Organisation des Büroalltags inklusive Lagerbewirtschaftung (Büromaterial, Getränke etc.)
* Verantwortung für Kreditkartenabrechnungen
Ihre Erfahrungen und Fähigkeiten:
* Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
* Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise auf Geschäftsleitungsstufe oder in einem internationalen Umfeld
* Ausgeprägte organisatorische und administrative Kompetenz
* Versierter Umgang mit MS Office und digitalen Kollaborationstools
* Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Projekte parallel zu koordinieren und Prioritäten gezielt zu setzen
* Hohe Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch in dynamischen Phasen Ruhe und Übersicht zu bewahren
* Selbstständige, strukturierte und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
* Diskretion und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen
* Sicheres, freundliches Auftreten und Freude am Kontakt mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen
* Stilsichere Kommunikation in Deutsch und Englisch; Französischkenntnisse von Vorteil
Ihre Bewerbung
Wir freuen uns auf Ihre vollständige Online-Bewerbung unter Angabe Ihres frühesten Starttermins, Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres gewünschten Arbeitspensums unter dem folgenden Link.
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