Das sind deine Aufgaben: Unterstützung der Leitung FM in organisatorischen und administrativen Belangen, bei Budgetaufbereitung und KostenkontrolleProtokollführung und Vorbereitung von SitzungenKorrespondenz, Post, Telefon-/SchalterdienstKreditorenrechnungen kontrollieren und kontierenUnterstützung der Leitung Facility Management bei Planung, Vorbereitung und Koordination von Infrastrukturprojekten (z. B. kleinere Umbauten, Raumoptimierungen, etc.)Organisation von Terminen, Offertenwesen, Koordination externer DienstleisterMitarbeit bei der Erstellung von Projektunterlagen, Dokumentationen und KostenübersichtenEigenverantwortliche Durchführung kleiner, klar abgegrenzter ProjekteErstellung einfacher Konzepte und Lösungsansätze zur Umsetzung interner OptimierungenAdministrative Nachbearbeitung und Ablage relevanter ProjektunterlagenZuweisung und Kontrolle von Tickets im Ticketingsystem (z. B. für Reparaturen, Störungen und Anliegen)Laufende Pflege und Aktualisierung von Flächenplänen im Rahmen des Flächenmanagements (z. B. Sitzplätze, Nutzungen, Raumbelegungen)Mitwirkung und Unterstützung bei der Weiterentwicklung des CAFM-Systems in Zusammenarbeit mit der Leitung FMMithilfe bei der Nachführung von Bauwerksdokumentationen gemäss LeitfadenBegleiten und Erstellen der Bauwerksdokumentation bei neuen Projekten inkl. ArchivierungWas du dafür mitbringst:Sehr gute IT-Kenntnisse im Bereich MS Office und CAFM-SystemeTechnisches Verständnis oder nachgewiesene Erfahrung im Facility Management / LiegenschaftenbereichGute Kommunikationsfähigkeit und Verhandlungsgeschick im Kontakt mit Behörden, Architekten, Hauswartungen, Handwerkern und MieterschaftFähigkeit zur Priorisierung und sorgfältigen AufgabenkoordinationSehr gute mündliche und schriftliche AusdrucksweiseLoyale und teamfähige Persönlichkeit mit ausserordentlichem Flair für den KundendienstDiskretion im Umgang mit vertraulichen InformationenExakte, speditive, selbstständige und zuverlässige ArbeitsweiseRasche Auffassungsgabe und die Fähigkeit zum vernetzten DenkenVerhandlungs- und OrganisationsgeschickFührerausweis Kat B (von Vorteil)