Fürunseren Kunden, Teil einer KMU- bzw. mittelständisch geprägtenUnternehmensgruppe in Zug, suchen wir eine erfahrene und motiviertePerson als Office Manager und Geschäftsleitungsassistenz. In dieserRolle koordinieren Sie die administrativen Prozesse, unterstützenden Geschäftsführer sowie weitere Mitarbeiter und stellen einenreibungslosen Betrieb des Büros sicher. Das KMU bietet einefamiliäreArbeitsatmosphäre
Kundendetails
Fürunseren Kunden, Teil einer KMU- bzw. mittelständisch geprägtenUnternehmensgruppe in Zug, suchen wir eine erfahrene und motiviertePerson als Office Manager und Geschäftsleitungsassistenz. In dieserRolle koordinieren Sie die administrativen Prozesse, unterstützenden Geschäftsführer sowie weitere Mitarbeiter und stellen einenreibungslosen Betrieb des Büros sicher. Das KMU bietet einefamiliäreArbeitsatmosphäre
Stellenbeschreibung
Reisemanagement & Koordination
* Selbständige Organisation komplexer Geschäftsreisen fürdie Geschäftsleitung (v. a. Flüge, Hotels, Transfers, Restaurant-und Event-Reservierungen)
* Erstellung,Verwaltung und Abstimmung von Reise- und Spesenabrechnungen - auchin Zusammenarbeit mit internationalen Einheiten derGruppe
Kalender- &Kontaktmanagement
* Vorausschauende,strukturierte Führung der Agenda der Geschäftsleitung inkl.Terminplanung, Priorisierung und Koordination von internen wieexternen Meetings
* Pflege und Aktualisierungrelevanter Kontaktdaten
Buchhaltungsnahe Aufgaben
* Prüfung und Aufbereitung von Rechnungen,Kreditkartenabrechnungen und Versicherungsunterlagen inZusammenarbeit mit der externen Buchhaltung
* Unterstützung bei der Liquiditätsplanung undProjektkostenabrechnungen
* Stammdatenpflege vonMitarbeitenden und Unterstützung beiJahresabschlussthemen
OfficeManagement & interne Prozesse
* Verantwortung für den reibungslosen Ablauf im Büroalltag:Koordination externer Dienstleister, Materialbestellungen,Pflanzenpflege, Raumorganisation
* AktiveMitarbeit im gruppenweiten IT- und Prozess-Team: Dokumentation vonHardware, Verwaltung von Lizenzen und IT-Kommunikation
Dokumenten- & Ablagestruktur
* Verwaltung und Weiterentwicklung einereffizienten, konsistenten Ablagestruktur (physisch &digital)
* Organisation und Dokumentationwichtiger Geschäftsvorgänge inkl. Protokollführung bei VR-Sitzungenund Vorbereitung von Unterlagen
Events & Sonderprojekte
* Unterstützung bei der Planung und Durchführung internerWorkshops, Konferenzen und Veranstaltungen nachVerfügbarkeit
Profil
* Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung(Ausbildung zur Direktionsassistenz von Vorteil)
* Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Rolle
* Fliessende Deutsch- und Englischkenntnisse
* Professioneller Umgang mit Microsoft Office
* Zuverlässig, vertrauenswürdig undbelastbar - jemand, auf den man sich jederzeit verlassen kann, auchunter Druck.
* Sorgfältig, genau und freundlichim Umgang - gewissenhaft bis ins Detail, ohne an Effizienzeinzubüssen, und dabei stets angenehm im Team.
DasAngebot
Wenn Sie eine neueHerausforderung in einer vielseitigen und dynamischen Rolle suchenund glauben, dass Sie die erforderlichen Fähigkeiten und dieLeidenschaft mitbringen, freuen wir uns auf IhreBewerbung!