Bereichsleiterin für Immobilienmanagement
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Unser Auftraggeber ist ein führender Anbieter von Immobilien-Asset-Managament-Leistungen in der Schweiz. Wir suchen eine erfahrene und qualifizierte Assistentin, die unsere Teammitarbeiter bei der Umsetzung von Strategien unterstützt.
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Ihre Aufgaben:
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1. Agenda Führung und Terminkoordination: Sie werden als erste Ansprechperson für alle Terminanfragen dienen und sicherstellen, dass alle wichtigen Ereignisse wie Sitzungen, Meetings und Telefonkonferenzen terminiert sind.
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2. Bearbeitung des E-Maileingangs: Sie werden systematisch E-Mails bearbeiten, Antworten geben und entsprechende Arbeiten einleiten.
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3. Sicherstellung administrativer Belange: Sie werden sicherstellen, dass alle Dokumente ordnungsgemäß verwaltet und aufgetragen werden, einschließlich Weihnachtskarten, Kreditkarten- und Spesenabrechnungen.
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4. Korrespondenz: Sie werden diverse Korrespondenz aufbereiten und selbständig oder nach Stichworten in Deutsch und Englisch verfassen.
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5. Organisation von Reisen: Sie werden Reisevorbereitungen einschließlich Hotelbuchungen treffen und sicherstellen, dass alle notwendigen Unterlagen vorliegen.
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6. Drehscheibenfunktion: Sie werden regelmäßig Kontakt mit internen und externen Stakeholdern halten und sicherstellen, dass alle wichtigen Informationen ausgetauscht werden.
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7. Terminorganisation: Sie werden Sitzungen und Calls terminieren, einschließlich Doodle-Verfahren und Teams-Konferenzen.
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8. Organisation von Veranstaltungen: Sie werden Treffen, Bereichsanlässe, Apéros, Weiterbildungsveranstaltungen und Workshops organisieren, einschließlich Vorbereitung und Terminierung.
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9. Organisation von MIPIM, EXPO REAL usw.: Sie werden Organisationen dieser Großveranstaltungen übernehmen, einschließlich Unterkunftsbuchungen, Reiseorganisation, Terminierung von Meetings und Tisch- bzw. Sitzungszimmerreservierungen.
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10. Catering und Service: Sie werden Catering- und Service-Angelegenheiten organisieren, einschließlich Sitzungszimmern und Parkplatzreservierungen.
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11. Pflege von Teams-Ablage und Sharepoint-Ablage: Sie werden diese Systeme pflegen und aktualisieren.
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12. Koordination von Abteilungsassistentinnen: Sie werden Postbearbeitung und -verteilung koordinieren.
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13. Weitere Aufgaben: Sie werden Weihnachtstombola, Gritibänzbestellung und Osterhasenaktion organisieren.
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Ihr Profil:
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Wir suchen eine erfahrene und qualifizierte Persönlichkeit mit folgenden Eigenschaften:
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14. Kaufmännische Ausbildung: Sie sollten eine kaufmännische Ausbildung haben und Erfahrung in einer ähnlichen Funktion im Assetmanagement, Real Estate, Notariat usw. gesammelt haben.
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15. Messerspitze beim Umgang mit MS-Office: Sie sollten sehr versiert im Umgang mit MS-Office sein, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint.
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16. Selbstständigkeit und Vorbedacht: Sie sollten selbstständig arbeiten und vorausschauend handeln.
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17. Kommunikative und vertrauenswürdige Persönlichkeit: Sie sollten eine kommunikative, vertrauenswürdige Persönlichkeit mit tadellosen Umgangsformen besitzen.
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Vorteile:
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Als Teil unseres Teams erhalten Sie eine faire Entlohnung und attraktive Sozialleistungen sowie Möglichkeiten zur Weiterbildung und Karriereförderung.
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Wir bieten:
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Eine anspruchsvolle und vielfältige Herausforderung in einem dynamischen Team, die Möglichkeit zur Selbstentfaltung und Karriereeinteilung, eine offene Kommunikationskultur und ein modernes Arbeitsumfeld.
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Wenn Sie sich für diese Herausforderung interessieren:
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Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbung, einschließlich Lebenslauf, Motivationsschreiben und Ihrer Beispielequalifikation.