Ihre Aufgaben
In dieser zentralen Position als Administrative Assistenz der Direktion und SNF-Gremien im Generalsekretariat unterstützen Sie die Direktion und Gremien des SNF in unserem vielseitigem Tagesgeschäft nah an der Wissenschaft. Im Generalsekretariat entwickeln Sie zusammen mit dem Team Prozesse aktiv weiter und tragen zum innovativen Esprit der Kultur des SNF bei.
1. Erfolgreich navigieren Sie vielseitige Koordinationen und Interaktionen nahe an strategischen Entscheidungen in einem dynamischen und wissenschaftsnahen Umfeld.
2. In unserem facettenreichen Tagesgeschäft umfassen Ihre Hauptverantwortlichkeiten:
3. Managen der Termin- und Geschäftsübersichten für die Direktion und die Führungsgremien des SNF
4. Koordination von Terminen und Reisen, Pflege der Sitzungsagenden, Kontakte und digitalen Ablagen in Abstimmung mit der Geschäftsplanung
5. Internes und externes Sitzungs- und Veranstaltungsmanagement, inklusive der Organisation von Infrastruktur und Catering
6. Betreuung von Gästen sowie Aufbereitung und Versand von Unterlagen und Protokollen
7. Administrative Unterstützung verschiedener interner und externer Anfragen
8. Korrespondenz und Textredaktion sowie allgemeiner administrativer Support für das Generalsekretariat, die Direktion und die Leitungsgremien des SNF
9. Weiterentwicklung und Pflege von Vorlagen, Prozessen und internen Handbüchern und Begleitung kleinerer interner Projekte (z. B. Optimierung administrativer Abläufe)
Ihr Profil
Als erfolgreiche Administrative Assistenz der Direktion und SNF-Gremien verfügen Sie über folgende Kompetenzen:
10. Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion auf Stufe Geschäftsleitung in einem anspruchsvollen Umfeld auf Management-Ebene und im Umgang mit vertraulichen Informationen (z.B. im öffentlichen Sektor, der wirtschaftlichen Branche oder in einer wissenschaftsnahen Institution)
11. Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten in komplexen und vielseitigen Organisationen
12. Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie hohe Serviceorientierung
13. Exzellente Kompetenzen im Umgang mit digitalen Tools und der Verwaltung komplexer administrativer Abläufe
14. Hohe Zuverlässigkeit, Genauigkeit und Flexibilität im Umgang mit wechselnden Anforderungen
15. Kommunikationsstärke sowie sicheres Auftreten im Kontakt mit unterschiedlichen internen und externen Anspruchsgruppen
16. Teamplayer mit hoher Integrität und Begeisterung an der Zusammenarbeit im Team
17. Ausgezeichnete Französisch- oder Deutschkenntnisse mit guten Kenntnissen der jeweils anderen Sprache sowie sehr gute Englischkenntnisse
Wir bieten
Ein spannendes Arbeitsumfeld an der Schnittstelle von Wissenschaft, Politik und internationalen Beziehungen. Der SNF steht für Chancengleichheit, Diversität und die Förderung innovativer Ideen in der Wissenschaft. Wir bieten Ihnen eine verantwortungsvolle Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum, flexible Arbeitsformen und attraktive Anstellungsbedingungen.