Project Support - Projektunterstützung/Verwaltung /G-suite/ digitalen/Deutsch /Englisch
Projekt:
Für unseren Kunden mit Sitz in Rotkreuz suchen wir einen Projektassistenten
Project Support
Project Support - Projektunterstützung/Verwaltung /G-suite/ digitalen/Deutsch /Englisch
Projekt :
Für unseren Kunden mit Sitz in Rotkreuz suchen wir einen Projektassistenten
Hintergrund:
Das Projekt umfasst den Neubau eines kombinierten Produktions- und Logistikgebäudes für Roche am Standort Rotkreuz. Ziel ist es, bestehende Infrastrukturen zu ersetzen und durch flexible Flächen sowie automatisierte Materialflüsse die künftigen Kapazitätsanforderungen sicherzustellen. Die Fertigstellung und Inbetriebnahme der neuen Anlagen ist für Ende 2027 geplant.
Der oder der perfekte Kandidat:in:
Als Project Support ist die Position Teil des Project Management Office (PMO) und trägt zu einer strukturierten und effizienten Projektadministration bei. Zusätzlich umfasst die Rolle operative Aufgaben in der Projektkommunikation sowie die Organisation projektbezogener Events. Der Fokus liegt auf der zuverlässigen Umsetzung administrativer Prozesse sowie der zielgerichteten Aufbereitung und Verbreitung projektbezogener Inhalte gemäss definierten Vorgaben.
Aufgaben & Verantwortlichkeiten:
PMO & Administrative Unterstützung
* Administrative und organisatorische Unterstützung der Projektleitung im Tagesgeschäft
* Unterstützung im Termin- und Pendenzenmanagement
* Koordination und Nachverfolgung administrativer Tasks
* Strukturierung und Aufbereitung von Projektinformationen
* Betreuung generischer Projektmailadressen
Projektbüro- & Teamadministration
* Unterstützung beim Onboarding neuer Projektmitarbeitender (Zugänge, Systeme, Einführung)
* Unterstützung beim Offboarding (Zugriffsrechte, Verteilerlisten, Plattformbereinigung)
* Pflege und Aktualisierung der Projektbeteiligtenliste
* Unterstützung bei der Organisation der Projektbüro-Infrastruktur
* Schnittstelle zu internen und externen Partnern
Dokumenten- und Plattformmanagement
* Pflege und Administration der Dokumentenplattformen (z. B. Autodesk Forma, Google Drive)
* Sicherstellung einer strukturierten und nachvollziehbaren Dokumentenablage gemäss PMO-Vorgaben
* Unterstützung bei der Einhaltung von Ablagestandards und Dokumentenvollständigkeit
* Einholen von Unterschriften über DocuSign
Kommunikation & Content (operativer Fokus)
* Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Visuals und Kommunikationsmaterialien
* Unterstützung bei der Erstellung und dem Versand von Newslettern und internen Kommunikationsbeiträgen
* Pflege und Aktualisierung der Projekt-gSite
* Unterstützung bei der Erstellung von Projekt-Infovideos (Koordination, Aufbereitung, Schnitt) • Bearbeitung von Anfragen
Meetings & Event-Unterstützung
* Organisation von Meetings, Workshops und kleineren Veranstaltungen
* Unterstützung bei der Agenda-Vorbereitung und Protokollführung
* Koordination logistischer Aspekte (Räume, Catering, Teilnehmermanagement)
* Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Projekt-Events
Digitale Tools & Prozesse
* Unterstützung der Projektteams bei der Nutzung von Tools (z. B. ACC, Google Drive, Trello, SAP, DocuSign)
* Pflege von Projektboards (z. B. Trello)
* Anwendung und Einhaltung definierter PMO-Prozesse und Standards
* Mitwirkung bei der kontinuierlichen Verbesserung administrativer Abläufev
Must Haves:
* Abgeschlossene Kaufmännische Ausbildung oder Studium (z. B. Wirtschaft, Kommunikation, Marketing)
* Erste Erfahrung in Projektassistenz, Administration oder Kommunikation von Vorteil
* Sehr gute Kenntnisse in Google Suite und MS Office
* Affinität zu digitalen Tools und Plattformen
* Deutsch
* Englisch von Vorteil
Nice to Haves:
* Strukturierte, zuverlässige und selbstorganisierte Arbeitsweise
* Teamfähigkeit und proaktive Haltung
* Schnelle Auffassungsgabe
* Organisationsstärke und Genauigkeit
* Gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
* Kreatives Grundverständnis für Präsentationen und visuelle Inhalte
Reference N o .:
Rolle: Project Support
Industrie: : Pahrma
Location: : Rotkreuz
Pensum: 80-100%
Start: ASAP (1/07/2026)
Duration: 12++
Deadline :