La Fédération des Métiers de l'Accueil et du Goût recherche un-e
SECRÉTAIRE-RÉCEPTIONNISTE
Type de contrat : CDI, avec entrée en fonction le 1er novembre 2025 ou à convenir
Temps et lieu de travail : 80% à 100% à convenir, à Pully (VD)
Missions principales
Rattaché-e au directeur de la FMAG, le-la secrétaire-réceptionniste assure l'accueil
téléphonique, la correspondance et le suivi administratif de la fédération et de ses entités
membres. Interlocuteur-trice de première ligne, il-elle informe les membres, les oriente
vers les bons contacts et contribue activement à la bonne coordination et au bon
déroulement des activités.
Ses missions incluent :
* Assurer la permanence téléphonique et répondre aux sollicitations des membres, partenaires et publics externes.
* Gérer la correspondance (réception, traitement, diffusion, envoi).
* Accueillir et orienter les visiteurs lors de rendez-vous ou événements.
* Gérer la planification et le suivi des réservations des salles pour les entités sur le site, ainsi que l'élaboration d'offres adaptées pour les demandes externes.
* Tenir à jour et suivre les bases de données des membres (inscriptions, modifications, démissions, cotisations).
* Participer à la préparation et au suivi des événements et instances (assemblées générales, comités, commissions, manifestations).
* Assurer un support administratif et une présence active lors d'événements.
* Rédiger, mettre en forme et diffuser divers documents (courriers, procès-verbaux, convocations, notes).
* Organiser la logistique des réunions : convocations, ordres du jour, préparation de dossiers, réservation de salles, badges, listes de présence, accueil.
* Effectuer des tâches de classement, d'archivage et de gestion documentaire (papier et numérique).
* Apporter un appui à la communication : newsletters, envois groupés, mise à jour ponctuelle de sites internet.
* Suivre les fournitures et l'intendance (commandes, stocks, contacts prestataires).
* Soutenir l'équipe et la direction dans diverses tâches administratives quotidiennes.
* Contribuer à l'amélioration continue des processus administratifs et à la fluidité des échanges entre les entités membres.
Profil recherché
* CFC d'employé-e de commerce ou formation équivalente, idéalement avec une orientation secrétariat/réception
* Expérience de 2 à 4 ans dans une fonction similaire, idéalement au sein d'un environnement associatif, institutionnel ou de services
* Excellentes compétences rédactionnelles et orthographiques en français indispensables. Des connaissances en allemand sont un plus
* Aisance relationnelle, sens de l'accueil et capacité à instaurer un climat de confiance avec différents interlocuteurs
* Organisation, rigueur et polyvalence, avec la capacité de gérer plusieurs demandes simultanément
* Esprit d'initiative, proactivité et autonomie, avec une approche orientée solutions
* Discrétion, fiabilité et sens aigu des responsabilités.
* Aptitude à travailler en équipe et à interagir avec différents interlocuteurs dans un environnement dynamique
* Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office notamment, Asana)
Conditions et avantages
* Environnement de travail bienveillant et dynamique, avec une approche orientée résultats et propice à la prise d'initiatives.
* Des missions variées, au contact direct des membres, des partenaires et des directions.
* Rémunération selon expérience, basée sur les standards de la branche, avec des conditions attractives.
* Participation proactive au développement d'une fédération ambitieuse et en forte croissance, avec des opportunités de création de nouveaux projets.
* Evolution dans une branche de passion et porteuse de valeurs humaines.
* Bureaux au sein d'un écosystème chaleureux et à proximité des transports publics.
Candidature
Merci d'envoyer votre dossier complet et lettre de motivation à -
avec l'objet « Candidature – Secrétaire-réceptionniste », avant le 3 octobre.
La Fédération des Métiers de l'Accueil et du Goût (FMAG) réunit des associations patronales et professionnelles du domaine des métiers de bouche, de l'hôtellerie et de la gastronomie. Elle a pour mission de favoriser la coopération entre ces secteurs, de développer des services et prestations en faveur de ses entités membres, de défendre leurs intérêts et de valoriser les savoir-faire à travers des actions de promotion, de communication et de lobbying. Son action repose sur trois piliers: l'économie, la formation et la politique.