Deine Aufgaben
Du bist die zentrale Anlaufstelle für Anfragen, Post, Termine und allgemeine Sekretariatsaufgaben. Die Leitung Berufsbildung wird von dir administrativ und organisatorisch unterstützt. Du pflegst Lehrstellen, Ausbildungsplätze und Lernenden-Unterlagen und bearbeitest Schnupperanfragen. Rechnungen, HF-Fördergelder sowie Debitoren- und Kreditorenverwaltung werden von dir kontrolliert. Du organisierst Lerntage, Absenzen, Jahresplanung sowie interne und externe Veranstaltungen. Bei der Harmonisierung von Daten, Dokumentenablagen, Reglementen und Checklisten wirkst du mit. Die Aufgaben können sich je nach Bedarf ändern, da die Stelle neu ist. Dein Profil
Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Berufserfahrung, idealerweise im Bereich Berufs- oder Weiterbildung. Sehr gute Deutschkenntnisse sowie sicherer Umgang mit MS Office und Administrationssystemen runden dein Profil ab. Du arbeitest strukturiert, selbständig und lösungsorientiert und bringst hohe Organisationsstärke mit. Dienstleistungsorientiert, teamfähig und zuverlässig überzeugst du in der Zusammenarbeit. Freude an administrativen Tätigkeiten zeichnet dich aus. Die Anstellung ist befristet bis zum 31.12.2026, allenfalls mit der Option auf einen unbefristeten Arbeitsvertrag. Deine Vorteile
Über uns
Mit rund 1\'400 Mitarbeitenden stellen wir an unseren neun Unternehmensstandorten gut zugängliche, persönliche und wirkungsvolle psychiatrische Behandlungen und die Betreuung von erwachsenen Menschen in den Kantonen St.Gallen und Appenzell Ausserrhoden sowie im Fürstentum Liechtenstein sicher. Online bewerben Wir sind digital unterwegs und setzen uns für Nachhaltigkeit ein, daher freuen wir uns auf deine Online-Bewerbung über unsere Homepage. Bestätigung per E-Mail Sobald deine Bewerbung online bei uns eingegangen ist, bekommst du eine Empfangsbestätigung per E-Mail zugestellt. Wir freuen uns, dich anhand deines Dossiers kennenzulernen und prüfen, ob deine Qualifikationen, Fähigkeiten und du als Person zur ausgeschriebenen Stelle und zur Psychiatrie St.Gallen passen. Danach melden wir uns bei dir. Vorstellungsgespräch mit HR und Fachbereich Bei einem persönlichen Gespräch lernen wir uns kennen und du erfährst mehr über die Psychiatrie St.Gallen, die ausgeschriebene Stelle und die Herausforderungen. Einladung zum zweiten Gespräch In der zweiten Runde möchten wir uns gerne ein noch besseres Bild von Ihnen machen und gemeinsam mit Ihnen herausfinden, ob wir zusammenpassen. Zudem erhalten Sie die Möglichkeit, Ihr künftiges Team kennenzulernen. Mündliche Zusage Sie erhalten von uns eine telefonische Zusage, wenn wir uns nach dem zweiten Gespräch für Sie entscheiden und fragen bei Ihnen nach, ob auch Sie weiterhin von uns überzeugt sind. Wenn wir uns einig sind, erstellen wir Ihren Vertrag. Der Vetrag In den darauffolgenden Tagen senden wir Ihnen per Post den Vertrag im Doppel zu. Mit dem Vertrag erhalten Sie auch relevante Informationen zu Ihrer Anstellung. Preboarding Zwischen der Annahme der Stelle und dem ersten Arbeitstag können Sie als neue Mitarbeiterin oder neuer Mitarbeiter bereits auf relevante interne Informationen zugreifen. So können Sie sich ein differenziertes Bild des Unternehmens machen und sich bereits auf den Job vorbereiten. Erster Arbeitstag Am ersten Tag erwartet Sie ein Onboarding in Ihrem neuen Team und mit weiteren Kolleginnen und Kollegen. Sie richten sich am neuen Arbeitsplatz ein und schaffen sich einen Überblick über Ihre nächsten Aufgaben. Zudem erhalten Sie Ihren individuellen Einführungsplan, der Ihnen dabei hilft, sich schnell zurechtzufinden.
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