Helvetas ist eine führende Schweizer Entwicklungsorganisation. Unser Ziel ist eine gerechte Welt, in der alle Menschen selbstbestimmt in Würde und Sicherheit leben, die natürlichen Ressourcen nachhaltig nutzen und zur Umwelt Sorge tragen.
Zur Stärkung unseres Teams Marketing und Kommunikation in Zürich suchen wir ab sofort oder nach Vereinbarung eine engagierte Persönlichkeit als Teamassistenz Partnerschaften & Philanthropy (80% - 100%).
In dieser abwechslungsreichen und zentralen Rolle sind Sie eine wichtige Schnittstelle innerhalb der Abteilung und tragen mit Ihrem organisatorischen, administrativen und kommunikativen Geschick wesentlich zum Erfolg der Betreuung von Finanzierungspartner bei.
IHRE AUFGABEN
1. Eventorganisation: Planung und Koordination von Veranstaltungen sowie logistische Begleitung von Teamevents
2. Fundraising-Support: Organisation von Mikromailings, Recherchen und Erstkontakte mit Stiftungen, Formatierung von Projektdokumenten, Berichten und Präsentationen, Übersetzungen kurzer Texte
3. Administrative und organisatorische Unterstützung: Terminkoordination, Sitzungsorganisation und Protokollführung, Rechnungs- und Spesenbearbeitung, Reise- und Materialorganisation, Versandaktionen, Verdankungen und allgemeine Teamassistenz
4. Finanz- und Datenmanagement: Pflege der Datenbank (Adressmutationen, Aktionen, Projekte), Buchungs- und Umbuchungskontrolle, Aktualisierung von Projektfinanzierungen, Statistiken und Auswertungen
5. Schnittstellen- und Teamunterstützung: Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung, Helvetas USA sowie den Teams in der Romandie und im Tessin; Einarbeitung neuer Kolleg:innen; Mitarbeit an teamübergreifenden Tools (SharePoint sowie weitere unternehmensinterne Tools)
ANFORDERUNGEN
6. Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung
7. 3–5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren administrativen Funktion
8. Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Kenntnisse in Französisch und Englisch
9. Sicherer Umgang mit MS Office und Erfahrung mit Datenbanken
10. Organisationstalent, Teamfähigkeit und eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
11. Interesse an Entwicklungszusammenarbeit und den Zielen von Helvetas
12. Von Vorteil: Erfahrungen und Kenntnisse im Bereich der Entwicklungszusammenarbeit