Deine Aufgaben
Wir suchen ab sofort oder nach Vereinbarung eine verantwortungsbewusste Persönlichkeit als Executive Assistant.
1. Du bist verantwortlich für die Koordination und Planung von Meetings und Terminen der Boardmitglieder, Sicherstellung der Verfügbarkeit und effektiven Nutzung des Zeitplans
2. Du bist zuständig für die organisatorische Vorbereitung von Townhall-Meetings: Bereitstellung von Materialien und Terminkoordination
3. Du organisierst Reisetätigkeiten der Boardmitglieder, führst Buchungen von Flügen und Hotels durch und bist für die Verwaltung von Reisekosten und -abrechnungen verantwortlich
4. Du nimmst an Boardmeetings teil und protokollierst Beschlüsse, Aktionen und Diskussionen
5. Du planst und koordinierst interne Veranstaltungen für Mitarbeitende, einschliesslich Standortauswahl, Budgetierung, Einladungsmanagement und Koordination von Dienstleistern
Deine Fähigkeiten und Talente
6. Du verfügst über eine abgeschlossene Ausbildung und hast dich vorzugsweise als Executive Assistant weitergebildet
7. Du hast bereits Erfahrungen in ähnlichen Positionen sammeln können
8. Du bist ein Organisationstalent und besitzt umfassende Erfahrung in der erfolgreichen Planung und Umsetzung von Veranstaltungen
9. Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen
10. Du zeichnest dich durch hohe Flexibilität aus und bist in der Lage, effektiv in einem dynamischen Arbeitsumfeld zu agieren
11. Du verfügst über Deutschkenntnisse auf Muttersprachenniveau und verhandlungssichere Englischkenntnisse