Grâce à votre aisance relationnelle, vous accueillez, renseignez et orientez la patientèle se présentant dans le service de gastroentérologie, d'hépatologie et de nutrition et vous gérez les appels téléphoniques que vous recevez.
Vous organisez les consultations en gérant l'agenda électronique des médecins et en préparant les dossiers patients. Au besoin, vous programmez les examens médicaux complémentaires.
Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction comme par exemple le suivi des dossiers patients, la gestion du courrier et de la messagerie électronique, la gestion des plannings de vacances ou encore l'organisation des congrès du corps médical.
Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d'un secrétariat comme par exemple les commandes, les notes d'honoraires, l'archivage.
Vous développez un lien de proximité avec vos collègues secrétaires et assurez une continuité de service lors des absences. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre votre polyvalence au service de l'institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins.
Vous êtes titulaire d'un CFC d'employée ou d'employé de commerce et/ou d'un diplôme de secrétaire médicale ou médical, ou toute formation jugée équivalente.
Vous disposez d'une expérience réussie d'1-2 ans dans un poste similaire, au sein d'un secrétariat médical.
Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La connaissance de l'anglais est un atout.
Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (certificat ECDL advanced pour Word et standard pour Excel), et la connaissance des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe, et Requête Labo).
Tout en ayant un excellent sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, dynamique, rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées.
Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress et les priorités.
Enfin, vous faites preuve d'un sens aigu de la confidentialité et avez la capacité à respecter les normes et les procédures.