Deine Aufgaben:
Verwaltungsrat (Schwerpunkt)
* Führen des VR-Sekretariats inkl. Jahresplanung, Sitzungsplanung, Einladungsmanagement und Koordination sämtlicher VR-Sitzungen und GV
* Erstellung und Pflege der Traktandenlisten in enger Abstimmung mit dem VR-Präsidium und der Geschäftsleitung
* Sicherstellung eines professionellen VR-Sitzungsprozesses: Versand der Unterlagen, Nachverfolgung von Pendenzen, Beschluss- und Entscheidverwaltung
* Protokollierung von Verwaltungsratssitzungen (Deutsch) inkl. sauberer Nachbearbeitung, Freigabeprozess, Versand und Archivierung
* Pflege und Weiterentwicklung der VR-Dokumentation inkl. Beschlussregister, Sitzungsunterlagen, Governance-Dokumenten und Ablagestrukturen
* Schnittstelle zu VR-Mitgliedern und externen Ansprechpartnern (administrativ-organisatorisch)
* Sicherstellen von Terminen, Fristen und formalen Anforderungen im VR-Kontext
Geschäftsleitung (ergänzende Unterstützung)
* Direkte Unterstützung des CEO im Tagesgeschäft: Termin- und Kalenderkoordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Priorisierung und Pendenzenmanagement
* Erstellung und Aufbereitung von Berichten und anspruchsvoller Korrespondenz in Deutsch (z.B. Monatsberichte, Management-Summaries)
* Koordination von Aufgaben aus GL-Sitzungen inkl. Tracking von Pendenzen
Weitere Verantwortlichkeiten
* Organisation interner und externer Sitzungen, Workshops, Seminare und Social Events mit internen sowie externen Teilnehmern
* Planung und Organisation von Mitarbeiteranlässen und Teambuilding-Aktivitäten
* Koordination externer Dienstleister und Ansprechpartner im Facility Management
Dein Profil:
* Kaufmännische Grundausbildung und Weiterbildung als Direktionsassistent:in oder vergleichbar, inkl. Ausbildung/Weiterbildung im Umfeld VR-Sekretariat / Corporate Governance
* Mehrjährige Erfahrung im Verwaltungsratsumfeld, insbesondere in der Organisation von VR-Sitzungen, Protokollführung sowie in der Dokumentation und Nachverfolgung von Beschlüssen
* Routinierter Umgang mit Governance-Themen, Vertraulichkeit und formalen Anforderungen im VR-Kontext
* Erfahrung in der direkten Unterstützung eines CEO oder einer Geschäftsleitung auf Executive Level
* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, stilsicher und präzise
* Hohe Diskretion, Loyalität und professionelle Kommunikation auf Management-Level
* Strukturierte, selbständige Arbeitsweise, hohe Verlässlichkeit, starker Sinn für Termine und Fristen
* Organisationstalent, Durchsetzungsfähigkeit und ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein
Deine Vorteile:
* Eine sinnstiftende Arbeit in einem kollegialen Team
* Die Möglichkeit Erfahrungen und Knowhow wirkungsvoll einzubringen
* Mitarbeit in einem gesund wachsenden Unternehmen
* Moderne Anstellungsbedingungen mit flexibler Planung der beruflichen Vorsorge
* Gleitzeiten, um Berufliches und Privates aufeinander abzustimmen
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