Wir suchen eine verantwortungsbewusste Persönlichkeit, die sich in der Rechnungsverarbeitung und im Reporting mit Excel fühlt zu Hause.
Als Teil des Corporate Facility Management Teams bist Du für die Überwachung und Lenkung des Verrechnungsprozesses im CAFM System zuständig. Nach erfolgter Schulung im CAFM-System wirst Du mit der Datenbank arbeiten, interne Nutzer bei der Anwendung unterstützen und mithelfen. Als Mitglied des Administrationsteams unterstützt Du das gesamte FM Team bei Fragen zum Verrechnungsprozess, dem CAFM System sowie bei verschiedenen administrativen Tätigkeiten.
Deine Aufgaben:
* Rechnungsverarbeitung: Du verarbeitest Lieferantenrechnungen
* Reporting: Du pflegst unterschiedliche Reportings direkt im CAFM-System
* Organisation: Du unterstützt die Verwaltung von gut 35 Dienstleistungsverträgen sowie 800 Leistungsvereinbarungen im Facility Management. Dabei übernimmst du die Koordination von Terminen, die Pflege von Daten im CAFM-System und die allgemeine Korrespondenz
* Administration: Du arbeitest eng mit verschiedenen FM-Abteilungen, Mandatsleitenden und internen Schnittstellen zusammen und unterstützt diese im Mandat und bei Projekten. Betreust Emailverteiler und bearbeitest Anfragen und diverse Kleinarbeiten.
* Koordination: Du bist für die Eventkoordination der Raumvermietung zuständig
Um erfolgreich in dieser Funktion zu sein, benötigst Du Berufserfahrung in der Buchhaltung oder im Facility Management. Kenntnisse im Umgang mit CAFM-Systemen sind ein Plus.
Dein Profil sollte folgende Eigenschaften aufweisen:
* Ausbildung: Eine kaufmännische Grundausbildung
* Erfahrung: Berufserfahrung in der Buchhaltung, Facility Management oder einem vergleichbaren Bereich
* IT-Affinität: Kenntnisse in MS Office und Freude am Arbeiten mit Systemen und Zahlen
* Persönlichkeit: Belastbarkeit, Flexibilität, Organisationsstärke und Eigeninitiative
* Sprachen: Stilsichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Wir bieten dir eine moderne Arbeitsumgebung an, in der du deine Ideen einbringen kannst und dich in einem inspirierenden und kollegialen Klima wohl fühlst.