Positionsübersicht Der Koordinator für Personalwesen unterstützt die effektive Erbringung von Personalservices über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg und stellt sicher, dass Rekrutierung, Einarbeitung, Personalverwaltung, Lohnabrechnung, Versicherungsmanagement und Compliance-Prozesse effizient und in Übereinstimmung mit den schweizerischen gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen durchgeführt werden. Die Rolle dient als zentraler Ansprechpartner für Mitarbeitende, Familien, interne Abteilungen, externe Behörden und Dienstleister, unterstützt eine positive Mitarbeitererfahrung und sorgt gleichzeitig für genaue Aufzeichnungen, Dokumentationen und administrative Abläufe. Die Position spielt eine wichtige Rolle bei der Ermöglichung von Arbeitserlaubnissen, der Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften, der Lohnabrechnung und den Mitarbeiterunterstützungsdiensten in einem internationalen Internat. Darüber hinaus koordiniert der Koordinator für Personalwesen Angelegenheiten der Mitarbeiter-, Schüler- und institutionellen Versicherungen, einschließlich Policenverwaltung, Schadenabwicklung, finanzieller Überwachung und Zusammenarbeit mit Gesundheitsdienstleistern und Versicherungspartnern. In enger Zusammenarbeit mit HR, Finanzen, dem Gesundheitszentrum und externen Stakeholdern trägt die Rolle zur effizienten Durchführung von HR-Diensten, Risikomanagementprozessen und regulatorischer Compliance an der Schule bei. Berichtet an Leiter Personalwesen und Organisationskultur Arbeitet eng zusammen mit: HR, Finanzdirektor (FD), Führungsteam (LT), Buchhaltung, Gesundheitszentrum, Versicherungsanbietern, externen Behörden, Schweizer Kantonsämtern. Hauptverantwortlichkeiten 1. Personalverwaltung & Mitarbeiterlebenszyklus-Management Rekrutierung & Einarbeitung Koordination von Stellenausschreibungen (ORP, JobUp, etc.) und Unterstützung des Rekrutierungsprozesses in Zusammenarbeit mit Abteilungsleitern. Sammeln aller erforderlichen Dokumente für Arbeitserlaubnisanträge (EU und Nicht-EU). Vorbereitung von Arbeitsverträgen und Vereinbarungen. Anmeldung neuer Mitarbeitender bei AHV, zweiter Säule, Familienzulagen und anderen Behörden. Eingabe und Pflege von Mitarbeiterdaten in ProConcept Inside und anderen HR-Systemen. Koordination der Unterstützung vor Ankunft für internationale Neueinstellungen, einschließlich Familiendokumentation und Lehrbewilligungsprozesse. Unterstützung der Neueinführungsveranstaltungen für Lehrkräfte und Beratung zu Schweizer Versicherungen. Verwaltung nach Ankunft Abschluss der Einarbeitungsdokumentation und Unterschriften. Organisation von biometrischen Terminen und Gemeinderegistrierung bei Bedarf. Aktualisierung der Gehaltsdatenbanken und Sicherstellung korrekter Gehaltseingaben jeden Monat. 2. Arbeitserlaubnisse & Rechtliche Compliance Vorbereitung und Einreichung von Arbeitserlaubnisanträgen für neue Mitarbeitende und Familienmitglieder. Rechtzeitige Verlängerung von Bewilligungen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden und zugehörigen Familienmitglieder gültige Genehmigungen besitzen. Koordination von Lehrbewilligungsanträgen gemäß DGEO-Verfahren. Pflege starker Beziehungen zu kantonalen und kommunalen Behörden. 3. Lohnabrechnungskoordination Verarbeitung und Überprüfung der monatlichen Gehälter in ProConcept Inside, einschließlich Lohnanpassungen, Zulagen, Vertretungen, Nachhilfegelder und gesetzlicher Abzüge. Erstellung monatlicher und jährlicher Lohnabrechnungsberichte sowie aller erforderlichen Berichte für die Buchhaltungsabteilung. 4. Versicherungsverwaltung Koordination von Mitarbeiter-, Schüler- und institutionellen Versicherungsangelegenheiten, einschließlich Policenverwaltung, Schadenbearbeitung, finanzieller Überwachung und Nachverfolgung. Zusammenarbeit mit Versicherungsanbietern, Gesundheitsdienstleistern, Mitarbeitenden, Schülern, Eltern und internen Abteilungen bezüglich Deckung, Schadensfällen, Rückerstattungen und zugehöriger Dokumentation. Überprüfung und Verifizierung von Versicherungsprämienabrechnungen, Rechnungen, Rückerstattungen und zugehörigen Finanzdokumenten zur Sicherstellung von Genauigkeit und fristgerechter Bearbeitung. Überwachung und Nachverfolgung von Versicherungsansprüchen, Entschädigungszahlungen, Verdienstausfallzahlungen, Arztrechnungen und offenen Fällen zur Unterstützung einer zeitnahen Lösung. Koordination institutioneller Versicherungsangelegenheiten, einschließlich Haftpflicht-, Sach-, Fahrzeug- und anderer schulbezogener Schadensfälle, mit entsprechender Dokumentation und Aufzeichnungen. Abstimmung mit der Buchhaltung und externen Partnern bezüglich versicherungsbezogener Zahlungen, Meldepflichten und unterstützender Dokumentation. Unterstützung der Kommunikation, Berichterstattung und kontinuierlichen Verbesserung versicherungsbezogener Prozesse und Dienstleistungen. 5. Anleitung & Unterstützung neuer Mitarbeitender Vorstellung der Schweizer Versicherungssysteme während der Orientierungen. Unterstützung der Mitarbeitenden bei der obligatorischen Krankenversicherungsanmeldung und Nachverfolgung der Dokumentation, bei Bedarf in Zusammenarbeit mit der AAS. 6. Sonstige Aufgaben Koordination von Dokumentation, Berichterstattung und administrativen Anforderungen im Zusammenhang mit DGEJ-Bewilligungen, Inspektionen und regulatorischer Compliance. Erbringung administrativer, Compliance-, Versicherungs-, Berichts- und operativer Unterstützung im Bereich Human Resources und verwandten Schulbereichen, soweit von der Schule vernünftigerweise gefordert. Qualifikationen & Kompetenzen Erfahrung in der Personalverwaltung, Lohnabrechnungskoordination, Versicherungsverwaltung oder operativen Compliance. Kenntnisse der schweizerischen Arbeitspraktiken, Sozialversicherungssysteme (AHV, BVG, EO, UVG) und Arbeitserlaubnisverfahren oder Bereitschaft, sich in diesen Bereichen weiterzubilden. Starke organisatorische, administrative, analytische und problemlösende Fähigkeiten mit hoher Genauigkeit und Detailgenauigkeit. Fähigkeit, sensible Informationen mit Diskretion, Professionalität und Vertraulichkeit zu behandeln. Ausgeprägte Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten mit der Fähigkeit, effektiv über Abteilungen hinweg sowie mit externen Behörden, Anbietern und Partnern zusammenzuarbeiten. Kenntnisse in HR-Informationssystemen, Lohnabrechnungssystemen, Tabellenkalkulationen, Berichtswerkzeugen und digitaler Dokumentenverwaltung. Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu managen, Fristen einzuhalten und effektiv in einer dynamischen internationalen Schulumgebung zu arbeiten. Fließend in Französisch und Englisch; weitere Sprachen sind von Vorteil. Wesentliche Eigenschaften Professionalität, Diskretion und ein starkes Engagement für Vertraulichkeit. Serviceorientierte Denkweise mit der Fähigkeit, positive Beziehungen zu Mitarbeitenden, Familien, Kollegen und externen Partnern aufzubauen. Hohe Detailgenauigkeit und Genauigkeit bei der Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Lohnabrechnung, Bewilligungen, Versicherungsangelegenheiten und Compliance-Prozessen. Fähigkeit, effektiv zu priorisieren, mehrere Fristen zu managen und in einer dynamischen Umgebung organisiert zu bleiben. Kooperative Arbeitsweise mit der Fähigkeit, effektiv über Abteilungen und Organisationsebenen hinweg zu arbeiten. Gutes Urteilsvermögen, Eigeninitiative und Problemlösungsfähigkeiten im Umgang mit sensiblen oder komplexen Angelegenheiten. Anpassungsfähigkeit, Flexibilität und Bereitschaft, ein breites Spektrum an HR- und Verwaltungsfunktionen zu unterstützen. Engagement für kontinuierliche Verbesserung, Compliance und hohe Servicestandards. jid733fdacade jit0624ade jpiy26ade