Dauerstelle
Departementssekretariat SSD
Wir suchen per 1. August 2026 oder nach Vereinbarung eine engagierte Leitung der Administration.
Aufgaben
* Sie planen und überwachen die Museums- und Bereichsbudgets und stehen den Verantwortlichen beratend zur Seite.
* Sie sind zuständig für Spesenabrechnungen, Fördergelder und das Kontieren der Rechnungen. Ausserdem sind sie Ansprechpartner*in für das Controlling und Rechnungswesen.
* Sie sind zuständig für diverse administrative Personalaufgaben und stehen in engem Kontakt zur zentralen Personalabteilung.
* Sie erstellen Vereinbarungen, Verträge und Versicherungen und sind für die Gewährleistung der ordnungsgemässer Betriebsabläufe zuständig.
* Sie planen und organisieren Materialtransporte und Leihverkehr unter Berücksichtigung von Formalitäten wie Zoll und Cites.
* Sie geben Auskunft über das Museum und seine Inhalte und sind beteiligt an der Öffentlichkeitsarbeit.
* Sie bereiten Sitzungen vor, erstellen Protokolle und Berichte und kontrollieren die Terminplanung.
* Als Leiter*in Administration sind Sie zuständig für den reibungslosen Betrieb des Museums und die Kommunikation. Sie sind Ansprechpartner*in für das Museumsteam und vertreten die Museumsleitung in administrativen und organisatorischen Belangen. Sie verfügen über ausgeprägtes Organisationstalent und Gestaltungswillen, gestalten Strukturen, Abläufe und Teamkultur mit und sorgen dafür, dass das Museum nach den Prinzipien der Wirksamkeit, Transparenz und Nachhaltigkeit arbeitet.
Profil
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder Weiterbildung im Kulturmanagement, vorzugweise mehrjährige Erfahrung in der Verwaltung eines Kulturbetriebs
* Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
* Kommunikationstalent und Erfahrung in der Öffentlichkeitsarbeit.
* Stil- und verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Sprache und Schrift
* Freude an Kulturen, Menschen, Kunst und Museen
* Bereitschaft zu sporadischen Einsätzen ausserhalb der regulären Bürozeiten (Abend und am Wochenende)
Wir bieten
* Abwechslungsreiche Aufgaben in einem attraktiven kulturellen Arbeitsumfeld
* Mitarbeit in einem engagierten Team
* Handlungs- und GestaltungsspielraumGute Sozialleistungen
* Teilnahme an Tagungen und Weiterbildungen
* Die Option zu Homeoffice
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