Ziele: - Sicherung einer qualifizierten und gut organisierten Buchhaltung der Institution Professionelle Vertretung der Einrichtung nach Aussen Hauptaufgaben: -Allgemeine administrative Tätigkeiten - Bedienung der Telefonzentrale - Entgegennahme, Abholung und Absenden von Post/Pakete und Eingeschriebenen Briefen - Bestellung und Verwaltung von Büromaterial und Zubehör für den Briefverkehr - Verwaltung vom Institutions-Mail, dem “Info-Mail” - Ausdruck und Vorbereitung von AHV und RAI LTCF-Behandlungspflege Ausweisen - Überprüfung und Erstellung von diversen Schreiben in Zusammenarbeit mit der Institutionsleitung und Pflegedienstleitung Buchhaltung und Jahresabschluss in enger Zusammenarbeit mit unserem externen Treuhandbüro: - Führung der gesamten Buchhaltung und allgemeine Vorbereitungen für den Jahresabschluss - Kontierung von bezahlten Rechnungen - Verbuchen von Aus- und Eingängen im Buchhaltungssystem - Anpassung des Kontenrahmens bei Neueintritten oder Austritten (Mitarbeiter und Bewohner/Innen) - Vorbereitung der Jährlichen Bundesstatistik (SOMED) Kommunikation mit Sozialversicherungen: - An- und Abmelden der Mitarbeitenden bei der Pensionskasse und der Ausgleichskasse Rechnungen: - Erstellung von Debitorenrechnungen - Erstellung von Rechnungen an die Krankenkassen, Gemeinden, Kanton (EL/IV), weitere - Zahlungskontrolle - Erstellung von Mahnungen/Mahnschreiben Kasse: - Führung der Kasse und dem Kassenbuch, Übertragung in EDV System Organisation und Management: - Einhaltung des Leitbildes und dem Qualitätsmanagements im Betriebsalltag - Teilnahme an Sitzungen mit der Institutionsleitung - Reibungslose Zusammenarbeit mit den anderen Abteilungen untereinander - Unterstützung bieten bei Informatikproblemen - Anlaufstelle bei PC- und Druckproblemen Fachliche Qualifikation: - Die Mitarbeitenden Administration und Buchhaltung verfügen nachweislich über eine abgeschlossene Kaufmännische Grundausbildung oder über eine gleichwertige Ausbildung - Mindestens zwei Jahre Erfahrung in Debitoren-, und Kreditorenbuchhaltung - Die Mitarbeitenden Administration und Buchhaltung verfügen über gute mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse - Sehr gute Kenntnisse mit diversen EDV-Systemen sowie auch mit Microsoft Office und Excel. Kenntnisse mit BIXIO-Software sind von grossem Vorteil. - Ausgeprägtes Verständnis für betriebswirtschaftliche Berechnungen Persönliche Grundfähigkeiten: - Verschwiegenheit und Vertrauenswürdigkeit - Ausgeglichenheit und Geduld - Initiative und Einsatzbereitschaft - Teamfähigkeit - eigene Kritikfähigkeit und Selbstreflexion - Einfühlungsvermögen - Urteilsvermögen - Fähigkeit zur umfassenden eigenen Fortbildung - Sicheres Auftreten und sprachliche Gewandtheit Bewohnerbezogene Aufgaben: - Entgegennahme von Fragen seitens Angehörigen und Weiterleitung an die entsprechende Stellen Auskunftsberechtigung: - Die Mitarbeitenden der Administration und Buchhaltung geben keinerlei Auskunft über Bewohnende, Mitarbeitenden oder Fragen zur Institution, welche nicht mit der Vorgesetzten Stelle besprochen wurde. Sie leiten die Anfragen an die entsprechenden Personen weiter. Kontakte, Information, Zusammenarbeit: - Die Mitarbeitenden der Administration und Buchhaltung sollen zu folgenden Personen und Institutionen eine Kommunikations- und Kooperationsbeziehung aufrechterhalten: zur Institutionsleitung zu der Pflegedienstleitung zu dem Sicherheitsbeauftragen zu dem Hygienebeauftragen zu der Ausbildungsverantwortung zu der Hauswirtschaftsverantwortung zu den Mitarbeitenden Pflege und Betreuung zu den Lernenden und Praktikanten zu den Bewohner und Bewohnerinnen zu den Angehörigen und sonstigen den Gästen nahestehenden Personen zum haustechnischen Dienst zu den verschiedenen Ämtern und diversen Versicherungsgesellschaften (BVG, AHV, IV, etc.) Klausel: Im Bedarfsfall sind nach Anordnung von vorgesetzter Stelle zusätzliche Aufgaben und Einzelaufträge zu übernehmen. Die in der Anlage zur Stellenbeschreibung aufgeführten Aufgabenbereiche, die sich im Qualitätsmanagement z.B. aus dem Leitbild und Konzept ableiten, können durch den Arbeitgeber ergänzt, verändert und präzisiert werden, soweit dies zur Zielerfüllung der Tätigkeit wesentlich beitragen kann. Dies betrifft auch die laufenden Aktualisierungen und Veränderungen des Qualitätsmanagements. Flexible Arbeitszeiten / Gleitzeit jedoch obligatorische Präsenzzeit