Operations Manager & Client Services Über PORT PORT Real Estate Development AG ist eine Immobilienentwicklerin mit einer AI-gestützten, datenbasierten Plattform. Wir vereinen zwei Welten: die professionelle Entwicklung von Wohnimmobilien in Agglomerationen und eine eigene digitale Plattform, die unser Kerngeschäft ergänzt und unterstützt. Mit dem Launch dieser Plattform bauen wir aktuell die nächste Wachstumsphase auf – und suchen dafür die erste Stimme und Schrift von PORT nach aussen. Deine Rolle Du bist die zentrale Anlaufstelle von PORT – die Drehscheibe, bei der alle Fäden zusammenlaufen. Du sorgst dafür, dass eingehende Anfragen professionell aufgenommen, Themen sauber eingeordnet und intern die richtigen Personen zur richtigen Zeit involviert werden. Du hältst unserem Development- und Plattform-Team den Rücken, damit sie sich auf Projekte und Produktentwicklung konzentrieren können – und bringst dabei eigene Ideen ein, wie wir unsere Abläufe, unseren Kundenkontakt und unseren Auftritt Schritt für Schritt besser machen können. Kundenkontakt & Kommunikation Erste Anlaufstelle für eingehende Telefonate und E-Mails von Eigentümern, Investoren, Plattform-Nutzern und Partnern Eigenständige Beantwortung von Standardfragen zu PORT, Plattform und KPI-Report; strukturierte Delegation komplexerer Themen inkl. Nachverfolgung Aufbau und Pflege einer FAQ- und Wissensdatenbank aus wiederkehrenden Anfragen Koordination & Organisation Terminkoordination sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings (Agenden, Unterlagen, Protokolle, Follow-ups) Organisation interner Workshops und gelegentlicher Events (Investorenanlässe, Partner-Apéros) CRM, Daten & Dealflow-Support Pflege von CRM und Ticketing-System; Monitoring des gemeinsamen Posteingangs und der Plattform-Benachrichtigungen Vorqualifikation von Inbound-Leads aus der Plattform (Vollständigkeit prüfen, fehlende Infos nachfordern, Übergabe ans Development-Team) Einfache Reportings zu Anfragen, Themen und Conversion für die Geschäftsleitung Office & Operations Empfang, Büroorganisation (Post, Bestellungen, IT-Grundausstattung) und Koordination externer Dienstleister (Treuhand, IT, Reinigung, Versicherungen) Unterstützung bei einfachen Buchhaltungsvorgängen (Kreditoren, Belegablage, Vorbereitung Treuhänder) Mitdenken & Weiterentwicklung Du erkennst Prozess-Schwachstellen, schlägst Verbesserungen vor und spielst Rückmeldungen aus Kundengesprächen ins Team zurück Du übernimmst mit der Zeit eigene kleine Projekte (z.B. FAQ, Ticketing-Workflow, Onboarding-Unterlagen) Dein Profil Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Erste Berufserfahrung im Front Office, Empfang, Kundenservice oder in einer Assistenzrolle – idealerweise im Immobilien-, Dienstleistungs- oder Tech-Umfeld (kein Muss) Du denkst mit statt nur abzuarbeiten, erkennst Zusammenhänge und bringst eigene Ideen ein Proaktive, selbstständige Arbeitsweise – du übernimmst Verantwortung und gehst Themen aktiv an Ausgeprägte Hands-on-Mentalität – du packst an und findest pragmatische Lösungen Freude daran, in einem wachsenden Unternehmen Strukturen aktiv mitaufzubauen Ausgeprägte digitale Affinität; sicherer Umgang mit MS Office, CRM- und Ticketing-Tools Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse; ösisch oder Italienisch von Vorteil Freundliches, souveränes Auftreten am Telefon – diskret, strukturiert und verlässlich Das erwartet dich bei PORT Eine Rolle mit direktem Einblick in zwei spannende Welten: klassische Immobilienentwicklung und eine neu lancierte digitale Plattform Kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien und ein Unternehmen in der Aufbauphase, in dem deine Ideen Gehör finden Viel Gestaltungsspielraum – wer mitdenkt, kann die Rolle mitprägen und weiterentwickeln Moderne, agile Arbeitsweise mit digitalen Tools und klaren Prozessen Ein eingespieltes Team mit Freude an Qualität, Tempo und gutem Handwerk Büro an zentraler Lage in Zürich, faire Anstellungsbedingungen und Entwicklungsmöglichkeiten entlang unseres Wachstums jid80b2af6a jit0418a jiy26a