Overview
Bei evoila Switzerland AG bauen wir ein modernes, engineer-driven IT-Dienstleistungsunternehmen für den Schweizer Markt auf. Wir unterstützen unsere Kunden in den Bereichen Cloud, Infrastruktur, Plattformen, Managed Services und AI. Damit unser Wachstum auch intern sauber, professionell und effizient begleitet wird, suchen wir eine engagierte, zuverlässige und mitdenkende Office Managerin oder einen Office Manager.
In dieser Rolle bist du die organisatorische Drehscheibe unseres Schweizer Geschäfts und sorgst dafür, dass Administration, Finanzen, interne Abläufe und Office-Themen reibungslos funktionieren.
Deine Aufgaben
* Erstellung und Verarbeitung von Ausgangsrechnungen sowie Prüfung und Verbuchung von Eingangsrechnungen
* Unterstützung bei Debitoren- und Kreditorenprozessen
* Mithilfe beim Mahnwesen und bei der Nachverfolgung offener Rechnungen
* Vorbereitung von Auswertungen, Reports und administrativen Unterlagen
* Unterstützung bei Spesenabrechnungen, Zahlungen und weiteren administrativen Finanzprozessen
* Schnittstelle zu externer Buchhaltung, Treuhand, Banken und weiteren Ansprechpartnern
* Verantwortung für das allgemeine Office Management und eine gut organisierte Bürostruktur
* Bestellung und Verwaltung von Arbeitsmitteln, Equipment und Büromaterial
* Bearbeitung von Posteingang, Versand und allgemeinen administrativen Aufgaben
* Unterstützung bei der Pflege und Dokumentation interner Prozesse und Richtlinien
* Administrative Unterstützung bei Vertrags- und Stammdatenpflege, z. B. in Workday oder ähnlichen Systemen
* Erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, externe Partner und Dienstleister in organisatorischen Themen
* Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und internen Abstimmungen
* Planung und Unterstützung bei Events, Kundenterminen sowie Geschäftsreisen
* Mitarbeit bei kleineren internen Projekten und bereichsübergreifenden Aufgaben
* Unterstützung bei Merchandise, Bestellungen und allgemeinen Marketing- oder Organisationsthemen
* Entlastung der Geschäftsleitung in administrativen und organisatorischen Belangen
Das bringst du mit
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
* Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Rolle, idealerweise in einem KMU, Dienstleistungsunternehmen oder dynamischen Umfeld
* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
* Gute Englischkenntnisse für den Austausch im internationalen Umfeld
* Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Excel, Word und PowerPoint
* Strukturierte, selbständige und zuverlässige Arbeitsweise
* Hohe Dienstleistungsorientierung, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
* Freude daran, Dinge zu organisieren, mitzudenken und pragmatisch anzupacken
Das erwartet dich bei uns
* Eine vielseitige und verantwortungsvolle Rolle mit viel Gestaltungsspielraum
* Ein modernes, unkompliziertes und wachsendes Arbeitsumfeld
* Flache Hierarchien und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
* Ein motiviertes Team mit starkem technischem Fokus und hoher Umsetzungsstärke
* Flexible Arbeitsbedingungen und ein Umfeld, in dem Eigeninitiative geschätzt wird
evoila Switzerland AG ist Teil der evoila Gruppe und spezialisiert auf moderne IT-Lösungen für Schweizer Kunden. Wir verbinden lokale Nähe mit tiefem technischem Know-how in Cloud, Plattformen, Infrastruktur, Managed Services und AI. Unser Anspruch ist klar: pragmatische, hochwertige Lösungen mit starken Engineers und echter Kundennähe.
Wir freuen uns auf deine Bewerbung mit CV und kurzer Vorstellung.
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