Intégré ou intégrée au sein du Service de Médecine Interne Générale (SMIG), vous assurez le secrétariat de deux unités de la division privée, en étroite collaboration avec les médecins et les Itinéraires Patient Managers (IPM). Vous travaillez en binôme avec une autre secrétaire. Vous êtes également amené ou amenée à renforcer ponctuellement l'équipe du secrétariat pool du service en cas de surcharge, et à remplacer votre binôme lors de ses absences. Vous jouez un rôle clé dans la continuité du service et développez un lien de proximité avec vos collègues.
Vos missions principales couvrent l'ensemble des tâches administratives liées au parcours hospitalier de la patientèle, de leur admission à leur sortie. Vous assurez le suivi rigoureux de la documentation clinique (processus d'entrées, corrections anamnèses et synthèses sur le dossier d'hospitalisation, lettres de sortie de leur création à leur validation, etc.).
Tout en répondant aux diverses sollicitations des médecins et des appels téléphoniques, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction : par exemple, la mise à jour proactive du dossier médical informatisé (résultats d'examens, corrections, rapatriement de documents, assurances et DRM), la gestion du courrier et de la messagerie électronique, l'organisation rendez-vous externes et ou internes)
Vous participez activement à la vie des unités, notamment via les Huddles, et êtes en contact direct avec les patients et patientes à leurs chevets. Votre sens de l'organisation, votre autonomie et votre esprit d'initiative vous permettent de gérer efficacement les priorités, même en situation de stress.
Vous êtes une personne polyvalente et réactive, vous êtes capable de vous adapter aisément aux évolutions et aux imprévus du quotidien. Votre flexibilité vous permet d'intervenir dans différents services selon les besoins de l'institution, tout en maintenant un haut niveau de qualité dans votre travail. Vous contribuez également à des missions ponctuelles confiées par votre responsable et veillez à maintenir un esprit d'équipe et une rigueur constante dans vos activités.
Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce et/ou d'un diplôme de secrétaire médical ou médicale, ou toute formation jugée équivalente.
Vous disposez d'une expérience réussie d'au moins 2 ans dans un poste similaire, au sein d'un secrétariat médical. Vous avez une bonne connaissance de la structure administrative, des procédures et de l'organisation des HUG.
Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La connaissance de l'anglais est un atout.
Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL standard/advanced sur Word, Excel, Powerpoint Outlook et/ou Web) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe et Requête Labo).
Vous possédez un bon esprit d'équipe, vous avez la capacité à travailler en bureau partagé avec plusieurs secrétaires.
Tout en ayant un bon sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées.
Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress.
Enfin, vous faites preuve d'un sens aigu de la confidentialité.