Ihre Aufgaben
1. Sicherstellung des Rechnungsstellungszyklus: Erstellung und Versand von Rechnungen, Überwachung und Kontrolle von Zahlungen, Archivierung von Dokumenten
2. Bearbeitung von Problemen mit Lieferanten: Klärung und Abwicklung von Beanstandungen und Rückerstattungen
3. Vorbereitung von Vertragsunterlagen, Bestellung und Nachverfolgung von Lizenzen in Zusammenarbeit mit den verschiedenen Abteilungen
4. Sicherstellung der ordnungsgemässen und zeitgerechten Verlängerung von Lizenzen und Mitwirkung an der Optimierung des Bestands
5. Organisation der Ein- und Austritte von Mitarbeitenden intern und bei den staatlichen Stellen
6. Beratung und Dokumentenüberwachung im Bereich Personalwesen
7. Sicherstellung des täglichen Betriebs der Fachstelle: Bearbeitung der Korrespondenz (Anrufe, Briefe, E-Mails), Auskünfte
8. Organisation interner Veranstaltungen
9. Ablage und Archivierung von Daten, Verbesserung der Dateiablagen, sowie Kauf von Material
Gewünschtes Profil
10. Abgeschlossene kaufmännische Berufslehre oder gleichwertige Ausbildung
11. Mehrjährige Berufserfahrung in dieser Funktion (zwischen 5 und 10 Jahren)
12. Kontaktfreudigkeit
13. Hohe Organisationsfähigkeit und Selbstständigkeit
14. Teamfähigkeit
15. Gute Computerkenntnisse (Microsoft 365)
16. Beherrschung der deutschen Sprache mit sehr guten mündlichen und schriftlichen Französischkenntnissen
Die Stelle entspricht der Funktion einer/enes Verwaltungsangestellten. Einzelheiten zur Referenzfunktion finden Sie hier:
Kontaktperson
Philippe Froidevaux, Direktor Fachstelle Fritic T +41 26 305 72 60, M +41 79 355 44 54