Geschäftsleitungsassistenz / Office, HR & ComplianceAUFGABENBEREICHAdministration & Office ManagementPlanung und Koordination von Meetings, Terminen, Reisen und HotelreservationenOrganisation von internen und externen AnlässenTelefonische Erreichbarkeit der Hauptnummer (vertretungsweise)Erstellung von Präsentationen, Berichten und AuswertungenVerwaltung des internen WIKI sowie Ablage- und DokumentenmanagementVerwaltung von Büromaterial und allgemeiner BüroorganisationBetreuung administrativer InfrastrukturthemenHR-AdministrationErstellung von Arbeitsverträgen und HR-relevanten DokumentenFührung der PersonaladministrationBearbeitung der Spesenabrechnungen, insbesondere vom AussendienstUnterstützung im Rekrutierungsprozess und OnboardingBetreuung des Auszubildenden vom Stammhaus (3 Wochen pro Jahr)Teilnahme an HR-Meetings online / offlineAnlaufstelle für Mitarbeitende bei administrativen FragenCompliance, Qualität & VersicherungenPflege und Überwachung von internen Richtlinien (Datenschutz, IT, Qualität)Bearbeitung von Qualitätsmanagement-ThemenDatenbankpflege (Prüfmittel, Sicherheitsmittel, Kontrollen)Verwaltung von Versicherungen (Auto, Haftpflicht, Gebäude etc.)Unterstützung bei internen Kontrollen und AuditsIT- & SystemunterstützungUnterstützung bei der Verwaltung von Tablets, Laptops und MobiltelefonenBestellung und Betreuung von IT-/EDV-MaterialPflege und Kontrolle der Zeiterfassung (Mutationen, Auswertungen)ANFORDERUNGSPROFILHard SkillsKaufmännische Grundausbildung EFZ oder gleichwertige AusbildungMehrjährige Erfahrung in Administration, Office-Management oder AssistenzfunktionenGute Kenntnisse in HR-Administration (Verträge, Personalakten, Absenzen)Sehr gute Kenntnisse in MS 365 (Excel, Teams, PowerPoint, Word, Sharepoint, Onedrive)Sehr gute DE- und EN-Kennnisse in Wort und Schrift (FR von Vorteil)Vorteil: Kenntnisse in Compliance, Datenschutz, Qualitätsmanagement oder VersicherungsadministrationSoft SkillsStrukturierte, effiziente und selbständige ArbeitsweiseSehr hohe Vertrauenswürdigkeit und DiskretionAusgeprägte Dienstleistungsorientierung und KommunikationsstärkeOrganisationstalent und proaktive HaltungTeamfähigkeit und sicheres, freundliches AuftretenFlexibilität, Belastbarkeit und Freude an vielfältigen AufgabenBereitschaft zur kontinuierlichen WeiterentwicklungReisebereitschaft (1..2x pro Jahr)KOMPETENZENSicherer Umgang mit Office- und HR-AdministrationsprozessenFähigkeit, professionelle Präsentationen, Berichte und Auswertungen zu erstellenPräzise Dokumentations- und OrganisationskompetenzSorgfältige, strukturierte und nachvollziehbare ArbeitsweiseProblemlösungsfähigkeit und proaktives HandelnVerlässliche, vertrauensvolle und respektvolle ZusammenarbeitFähigkeit, unterschiedliche Anspruchsgruppen professionell zu betreuenEmpathie und TeamorientierungHohe Eigenständigkeit und VerantwortungsbereitschaftAnpassungsfähigkeit in einem dynamischen UmfeldLernbereitschaft und Offenheit für WeiterentwicklungVertrauenswürdigkeit und IntegritätVERANTWORTUNGENSicherstellung eines reibungslosen administrativen und organisatorischen BetriebsTermingerechte und korrekte Durchführung der HR-AdministrationEinhaltung und Pflege von Compliance-, Datenschutz- und QualitätsrichtlinienVertrauensvolle Ansprechperson und Unterstützung für MitarbeitendeSicherer Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Unternehmensdaten jid58bef15a jit0417a jiy26a