Fondé en 1978, notre bureau compte près de cent employés. Nous évoluons dans un environnement dynamique, stimulant l'autonomie et l'implication de chacun à travers des projets variés, tant par leur échelle que par leur nature.
Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un-e
Assistant-e de Direction
qui partage nos valeurs (esprit d'équipe, curiosité, créativité, sens des responsabilités et de l'engagement) et qui participera activement à la vie du bureau et à son bon fonctionnement au quotidien.
Vos missions
Support à la direction
* Gestion et synchronisation des agendas
* Organisation et suivi des réunions (préparation des ordres du jour, rédaction des comptes rendus)
* Centralisation et suivi des décisions internes
Suivi administratif et financier du bureau
* Préparation des factures, suivi des paiements clients
* Paiement des fournisseurs et gestion des factures courantes
* Suivi des notes de frais et remboursements
* Gestion des achats et abonnements
Appui administratif aux projets et concours
* Suivi des dossiers de concours : collecte des pièces administratives, gestion des délais de soumission
* Organisation logistique des rendus
* Soutien administratif aux chefs de projets
Interface avec les prestataires externes
* Communication : lien avec l'agence de communication (transmission d'informations, validation des contenus, relecture des publications)
* Informatique : coordination avec notre prestataire IT (gestion des contrats, support technique, suivi des factures)
Votre profil
* Diplôme d'Assistant-e de Direction ou équivalent
* Expérience confirmée (minimum 5 ans) dans un poste similaire, idéalement au sein d'un bureau d'architecte ou dans un environnement créatif exigeant
* Maîtrise des outils informatiques (Pack Office, outils collaboratifs)
* Qualités personnelles : rigueur, sens de l'organisation, autonomie, discrétion et proactivité