Das kannst du bewirken
* Als persönliche Assistentin bzw. persönlicher Assistent von zwei Funktionsleitungsmitgliedern unterstützt du in allen administrativen und organisatorischen Belangen.
* Du bewirtschaftest das Postfach, stellst das Agenda-Management sicher und kümmerst dich um die Koordination und Vereinbarung von Terminen und Sitzungen. Bei Bedarf nimmst du an Sitzungen teil, führst Protokolle und verwaltest Pendenzen (teilweise auch in Englisch).
* Weiter organisierst du Anlässe, Workshops und Reisen und wirkst bei Bedarf aktiv bei den ersten beiden mit.
* Du unterstützt die Funktionsleitungs-Mitglieder bei Kommunikationsvorhaben sowie bei der Einhaltung von Prozessen und Vorgaben von Gremien (z. B. Funktionsleitungs-, Konzernleitungs- und Verwaltungsratssitzungen).
* Du stellst bei Bedarf die inhaltliche Unterstützung sicher, indem du Unterlagen erstellst, nach CI/CD-Vorgaben gestaltest, Recherchen vornimmst und Inputs der Fachverantwortlichen koordinierst. Zudem übernimmst du bei Bedarf Sonderaufträge oder kleinere Projekte.
* Das Rechnungs- und Beschaffungsmanagement für die Funktionsleitungs-Mitglieder wird durch dich sichergestellt.
* Im Bedarfsfall entlastest du die Leiterin des CIO Office bei Aufgaben wie der Koordination/Organisation von Kaderanlässen, Workshops und Sitzungsmanagement der Funktionsleitung.
Das bringst du mit
* Du verfügst über den Fachausweis als eidg. dipl. Executive Assistant oder einen vergleichbaren Abschluss und hast mehrjährige Berufserfahrung auf GL-Stufe in der Assistenz.
* Du bist IT-affin, kennst die gängigen IT-Tools (insbesondere Microsoft Office 365, idealerweise SAP) und hast erste Erfahrungen mit der Microsoft Power Platform (Power Automate, Power Apps).
* Du bist zuverlässig, proaktiv, vorausdenkend, selbständig und ausdauernd.
* Du kannst gut mit unterschiedlichen Stakeholdern kommunizieren, angepasst an die Zielgruppe und Plattform.
* Dein Organisationstalent, Gespür für Menschen und Prioritätensetzung sind ausgeprägt.
* Du sprichst stilsicher Deutsch und hast gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse sind von Vorteil.
Das bieten wir dir
* 6 Wochen Ferien
* Elternzeit
* Halbtax oder Beteiligung an GA
* Personalgutscheine
Romina Ryser
Executive Assistant IT
Der Funktionsbereich Informatik/Technologie treibt als Digitalisierungsmotor die gesamte Post voran und ist ein wichtiger Erfolgspartner: Wir fördern die digitale Transformation, setzen neueste Technologien ein, entwickeln sichere Geschäftsmodelle und gewährleisten eine moderne ICT-Infrastruktur. Zudem engagieren wir uns für Nachhaltigkeit: Unser Hauptsitz in Bern ist mit zwei Zertifikaten ausgezeichnet, und alle neuen Logistikzentren entsprechen mindestens dem "goldenen Nachhaltigkeitsstandard".
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