Responsibilities Ablage von Dokumenten, sowohl physisch als auch elektronisch (z. B. Personalakten).
Erstellen von Standardkorrespondenz sowie Schreiben nach Vorlage - in Deutsch und Englisch.
Erstellung von Zwischen- und Arbeitszeugnissen in Deutsch und Englisch.
Versenden des Beurteilungslinks.
Kontaktaufnahme mit Mitarbeitenden, Vorgesetzten und/oder HR Business Partnern nach Bedarf.
Erstellung der Zeugnisse in SwissPlus/Escriba.
Recherche von Mitarbeiterdaten und Historien zur Ergänzung der Zeugnisse.
Einholen erforderlicher Unterschriften via DocuSign.
Versand der fertigen Zeugnisse an Mitarbeitende.
Laufend Korrespondenz mit Stakeholdern (Manager, HR Business Partner etc.) sowie Überwachung des gesamten Zeugnisprozesses.
Durchführen von Recherchen zu verschiedenen HR- oder Verwaltungsthemen.
Aktualisieren von Präsentationen nach Vorgabe.
Planen, Koordinieren und Überwachen von Terminen.
Unterstützung bei der Erstellung von Standardreports (z. B. KPIs, Statistiken).
Dein Profil Mindestens 1-3 Jahre Berufserfahrung als Abteilungsassistenz werden vorausgesetzt.
Abgeschlossene 2-jährige kaufmännische Ausbildung
Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel und PowerPoint).
Pragmatische, geschäftsorientierte Lösungsorientierung.
Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich
Fähigkeit, in stressigen Situationen ruhig und konzentriert zu bleiben.
Selbstständige Arbeitsweise sowie Teamfähigkeit.
Bereitschaft, Verantwortung für zugewiesene Aufgaben zu übernehmen.
Ausgezeichnete Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten.
Sehr starke kommunikative Fähigkeiten und die Fähigkeit, ein hohes Leistungsniveau zu liefern.
Flexibel, proaktiv, durchsetzungsfähig, engagiert und zuverlässig.
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