Generelle Aufgaben:
* Wahrnehmung und Handlung nach den Unternehmenszielen
* Zimmerzuteilungen mit Absprache der Chef de Reception
* Zusammenarbeit mit Verkaufspartnern
* Know-how der neuesten Seminartechnik kennen
* Pflege der Seminar-Adresskartei
* Koordination der Abläufe mit den anderen Abteilungen
* Monatliche Seminarstatistiken
* Aktive Mitarbeit an der Reception
Hauptaufgaben:
* Verkauf von Seminaren per Telefon und im Haus
* Organisation und Betreuung der Seminare = Ansprechperson
Wichtig: Begrüssung & Verabschiedung, Hotelrundgang und Vorstellen der Seminarräumlichkeiten
* Koordination der Seminarräume
* Gesamte Korrespondenzabwicklung der Veranstaltungen und Reservierungen
* Nachfassen von Veranstaltungs- und Tagungsofferten
* Laufzettel für Seminare schreiben und entsprechende Abklärungen mit den Firmen machen
* Aktive Mitarbeit zur Erreichung des Roomsbudgets
* Erreichen der Average room rate nach Budget
* Optimierung der Auslastung und des RevPar
* Erreichen eines positiven Arbeitsklima an der Reception
* Receptionsablösung
Sowie alle an der Reception anfallenden Arbeiten:
* Verkauf des Hotels per Telefon, Mail und an der Réception
* Optimale Organisation des Gästeempfangs und der Zuteilung der Zimmer
* Besorgt für eine überdurchschnittliche Betreuung der Gäste, besonders deren Spezialwünsche
* Sicherstellung der Arbeitsabläufe Frühdienst und Spätdienst anhand der Aufgaben der Checklisten
* Sicherstellung eines reibungslosen Kommunikationsflusses zwischen den Schichten an der Reception und zu den verschiedenen Abteilungen (Traceliste, Info für Alle)
* Prompte Verarbeitung der Gäste- und Hotelkorrespondenz wie Offerten, Bestätigungen, Laufzettel für Gruppen / Bankette und Caterings, Rechnungen, Wochenpläne, Menüs und Menüpläne
* Check-in, Check-out, Telefonservice, Annahme Reservierungen, Rechnungsbetreuung etc.
* Saalbeschriftungen
* Tagesabschlüsse
* Verwaltung der Gutscheine
* Führung und Säuberung der Adresskartei
* Korrespondenz in Deutsch, Französisch und Englisch
* Follow up bei den verschiedenen Angeboten
* Perfekte Kenntnisse über die Verhaltensweise bei Feueralarm
* Kontrolle der Sauberkeit im Büro und in der Lobby
* Kontrolle der Empfangskasse und korrekte Übergabe
* Kennen des Spa Angebots, Gäste im Spa abrechnen, Lounge aufräumen
* Koordination der Restaurantreservationen
* Informationspflicht über Veranstaltungen und Aktivitäten in der Region
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Sie beherrschen die Deutsche Sprache einwandfrei in Wort und Schrift, von Vorteil ist die Schweizerdeutsche Muttersprache. Weitere Sprachkenntnisse in Englisch und Französisch von Vorteil.
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