Ihre Aufgaben
1. Unterstützung der Geschäftsleitung bei der administrativen, organisatorischen und kommunikativen Abwicklung ihrer Tätigkeiten sowie Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs des Direktionssekretariats durch effiziente, vertrauliche und zuverlässige Unterstützung
2. Verwaltung administrativer und organisatorischer Aufgaben (Verwaltung des Terminkalenders des Direktors, Vorbereitung von Sitzungen und Besprechungen, Raumreservierung, Erstellung von Tagesordnungen)
3. Erstellung von Zeitplänen und Sammlung der für die Entscheidungen erforderlichen Informationen
4. Bearbeitung der Korrespondenz (Verwaltung des ein- und ausgehenden Post- und E-Mail-Verkehrs, Erstellung, Überarbeitung von Briefen, Protokollen, Berichten und weiteren offiziellen Dokumenten)
5. Organisierung von akademischen und institutionellen Veranstaltungen auf Initiative der Direktion sowie von Strategiesitzungen der HSW-FR und internen Veranstaltungen (z. B. Mitarbeiterfest)
6. Sicherstellung der Organisation der Logistik für Veranstaltungen und Treffen sowie Betreuung der Besucher
7. Mitwirkung bei der Ausarbeitung interner und externer Kommunikationsmassnahmen (Ankündigungen, Informationsveranstaltungen)
Gewünschtes Profil
8. Eidgenössisches Diplom als Direktionsassistent/-in oder eine Ausbildung/Berufserfahrung auf gleichwertigem Niveau
9. Ausgewiesene Berufserfahrung in vergleichbaren Positionen
10. Organisationsgeschick und Sensibilität für Bildungsfragen
11. Dienstleistungsorientierung, Flexibilität, Teamfähigkeit, Selbstständigkeit und Eigeninitiative
12. Ausgezeichnete Kenntnisse der MS-Office-Programme und Interesse, sich in neuen Systemen einzuarbeiten
13. Beherrschung der französischen Sprache, mit ausgezeichneten Kenntnissen der deutschen Sprache, Englischkenntnisse sind von Vorteil
Kontaktperson