In dieser Funktion stellen Sie stabile administrative Abläufe sicher, schaffen Übersicht über dokumenten- und prozessrelevante Themen und tragen wesentlich dazu bei, dass die Geschäftsleitung operativ entlastet wird. Sie wirken an der Weiterentwicklung interner Strukturen mit und übernehmen eine zentrale Koordinations- und Vertrauensrolle an der Schnittstelle zwischen Administration, Recht und Finance.
Hauptaufgaben
* Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung eines strukturierten Dokumenten- und Vertragsmanagements
* Administrative Abwicklung von Krediten inklusive Fristen- und Terminüberwachung
* Koordination und laufender Austausch mit Kreditnehmern, Banken, Treuhändern, Anwälten, Notaren sowie Behörden
* Handling und Übersicht von Schuldbriefen und grundbuchrelevanten Unterlagen
* Sicherstellung sauberer, nachvollziehbarer Prozesse und klarer Abläufe
* Erstellung und Pflege von Übersichten und administrativem Reporting für die Geschäftsleitung
* Mitwirkung bei der Optimierung bestehender Prozesse und Strukturen
Profil
* Ausbildung zweitrangig – relevante Erfahrung ist entscheidend
* Mehrjährige Berufserfahrung in einer administrativ geprägten Funktion, idealerweise bei:
o einer Behörde / einem Amt
o einem Notariat oder einer Anwaltskanzlei
o einer Bank (Backoffice / Kreditadministration)
o einer Immobilienverwaltung oder Treuhandgesellschaft
* Sehr gutes Verständnis für Dokumenten- und Vertragsmanagement
* Erfahrung im Umgang mit Grundbuch, Schuldbriefen und kreditbezogenen Unterlagen
* Sicherer Umgang mit Zahlen, Übersichten und administrativem Reporting
* Sehr gute Deutschkenntnisse (Schweizerdeutsch von Vorteil), Englisch und Französisch auf Grundniveau
* Sicherer Umgang mit gängigen Tools (Excel, Google Sheets, CRM-Systeme; Offenheit für neue Tools)
Arbeitsweise & Persönlichkeit
* Sehr strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
* Hohe Eigenverantwortung im definierten Aufgabenbereich
* Pragmatisch und lösungsorientiert, auch bei hohem Arbeitstempo
* Kommunikationsstark im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
* Belastbar, diskret und vertrauenswürdig
Rahmenbedingungen
* Unbefristete Festanstellung (80–100 %)
* Hybrides Arbeitsmodell (Büro und Homeoffice)
* Fixlohn mit leistungsabhängigem Bonus (individuelle Leistung)
* Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
* Moderne Arbeitsmittel und klare Entwicklungsperspektive
* Möglichkeit zum Ausbau der Funktion in Richtung Senior- bzw. Lead-Rolle mit späterer personeller Verantwortung
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