In Kürze
Office Management A-Z Kompetenzen ADMINISTRATION :
* Führung & Organisation des Back Office EMEA
* Unterstützung der Außendienstmitarbeiter bei administrativen Arbeiten
* Selbständige Führung des Sekretariats des Verwaltungs Präsidenten und der Direktion (Group CEO, CFO & CIO sowie CEO Schweiz)
* Koordinationsstelle innerhalb der Firmengruppe mit internen und externen Stellen / Partnern
* Planung und Überwachung der Termine des Group CEO, CEO Schweiz, Group CFO & CIO
* Rechnungskontrolle, Spesenabrechnungen, Adressdatenbanken
* Unterstützung des Verwaltungs Präsidenten und der Direktion in allen administrativen und organisatorischen Belangen
ABLAGEMANAGEMENT
* Führen eines Ablagesystems
* Gesetzliche Fristen und Regeln kennen im Anlagesegment, Schweiz
EVENTMANAGEMENT
* Eventmanagement EMEA In- und Ausland
* Planung, Koordination und organisation von Management Meetings, Geschäftsreisen und Events im In-und Ausland
TRAVELMANAGEMENT
* Reisemanagement des gesamten EMEA Teams
* Visa Management für Geschäftsreisende und Deputies
KOMMUNIKATION
* Verwaltung des Empfangsbereichs zur Sicherstellung eines effizienten Telefon- und Postverkehrs sowohl intern als auch extern
* Vertragsmanagement mit Partnern und Lieferanten
* Mithilfe bei der Vorbereitung und Organisation von VR-Sitzungen, Aktionärs / und Generalversammlungen
* Führung der Korrespondenz in DE / ENG / FR / ITA
* Zusammenstellung und Schreiben eines Firmen Handbuches EMEA
PROJEKTARBEIT
* Leitung und Aufbau des Records Management
* Mitarbeit bei Projekten und Betreuung von Spezialaufgaben
* Mithilfe bei Seminars / Trainings und Workshops
* Einführung und Mitarbeit bei Secure digital Signature System
* Einführung und Leitung eines Mitarbeiters ins Records Management System
HUMAN RESOURCES
* Vorbereitung, Prüfung und Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Spesenabrechnungen aller Mitarbeiter
* Übersicht und Vorsortierung der eingereichten Bewerbungen
* Mitsprache bei der Bewerbungsprozess potentieller Kandidaten für ausgeschriebene Stellen
FACILITY MANAGEMENT
* Verhandlungen über den Kauf von Büromaterial und -möbeln, Büroausstattung usw. für das gesamte Personal in Übereinstimmung mit den Einkaufsrichtlinien des Unternehmens und den Budgetvorgaben
* Facility Management der Geschäftsräumlichkeiten in Basel, Switzerland
* Mithilfe und Überwachung im facility Management rund um diverse Aufgaben im Hauswarts Bereich und dem gesamten Gebäude
* hohe soziale Fähigkeiten
* Teamplayer
* international, positiv, ergebnisorientiert und zuverlässig
* verantwortungsbewusst, verständlich, tolerant
* Führungsqualitäten, Flexibilität, Interesse
* Motivation
* hoher Sinn für Diskretion
* strukturierte Arbeitsweise
* loyal
* IT-Kenntnisse : Microsoft Office World 2007 / 2008 - sehr gute Anwendungskenntnisse
* Internet / Email - sehr gute Anwendungskenntnisse
* Lotus Notes - sehr gute Anwendungskenntnisse
* SAP Kenntnisse
* Novell Group Wise - sehr gute Anwendungskenntnisse
* Linux - gute Anwendungskenntnisse
* Open Office - gute Anwendungskenntnisse
* Outlook - sehr gute Anwendungskenntnisse
* Documentum ( DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse
* D2 (DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse
* SharePoint gute Anwendungskenntnisse
* Easy Contract & Archive (DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse
Sprachen
* Deutsch (Muttersprache)
* Englisch (fliessend schriftlich und mündlich, 2. Arbeitssprache)
* Französisch (fliessend schriftlich und mündlich)
* Italienisch (fliessend schrifltich und mündlich)
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