In Kürze
Office Management A-Z Kompetenzen ADMINISTRATION :
Führung & Organisation des Back Office EMEA
Unterstützung der Außendienstmitarbeiter bei administrativen Arbeiten
Selbständige Führung des Sekretariats des Verwaltungs Präsidenten und der Direktion (Group CEO, CFO & CIO sowie CEO Schweiz)
Koordinationsstelle innerhalb der Firmengruppe mit internen und externen Stellen / Partnern
Planung und Überwachung der Termine des Group CEO, CEO Schweiz, Group CFO & CIO
Rechnungskontrolle, Spesenabrechnungen, Adressdatenbanken
Unterstützung des Verwaltungs Präsidenten und der Direktion in allen administrativen und organisatorischen Belangen
ABLAGEMANAGEMENT
Führen eines Ablagesystems
Gesetzliche Fristen und Regeln kennen im Anlagesegment, Schweiz
EVENTMANAGEMENT
Eventmanagement EMEA In- und Ausland
Planung, Koordination und organisation von Management Meetings, Geschäftsreisen und Events im In-und Ausland
TRAVELMANAGEMENT
Reisemanagement des gesamten EMEA Teams
Visa Management für Geschäftsreisende und Deputies
KOMMUNIKATION
Verwaltung des Empfangsbereichs zur Sicherstellung eines effizienten Telefon- und Postverkehrs sowohl intern als auch extern
Vertragsmanagement mit Partnern und Lieferanten
Mithilfe bei der Vorbereitung und Organisation von VR-Sitzungen, Aktionärs / und Generalversammlungen
Führung der Korrespondenz in DE / ENG / FR / ITA
Zusammenstellung und Schreiben eines Firmen Handbuches EMEA
PROJEKTARBEIT
Leitung und Aufbau des Records Management
Mitarbeit bei Projekten und Betreuung von Spezialaufgaben
Mithilfe bei Seminars / Trainings und Workshops
Einführung und Mitarbeit bei Secure digital Signature System
Einführung und Leitung eines Mitarbeiters ins Records Management System
HUMAN RESOURCES
Vorbereitung, Prüfung und Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Spesenabrechnungen aller Mitarbeiter
Übersicht und Vorsortierung der eingereichten Bewerbungen
Mitsprache bei der Bewerbungsprozess potentieller Kandidaten für ausgeschriebene Stellen
FACILITY MANAGEMENT
Verhandlungen über den Kauf von Büromaterial und -möbeln, Büroausstattung usw. für das gesamte Personal in Übereinstimmung mit den Einkaufsrichtlinien des Unternehmens und den Budgetvorgaben
Facility Management der Geschäftsräumlichkeiten in Basel, Switzerland
Mithilfe und Überwachung im facility Management rund um diverse Aufgaben im Hauswarts Bereich und dem gesamten Gebäude
hohe soziale Fähigkeiten
Teamplayer
international, positiv, ergebnisorientiert und zuverlässig
verantwortungsbewusst, verständlich, tolerant
Führungsqualitäten, Flexibilität, Interesse
Motivation
hoher Sinn für Diskretion
strukturierte Arbeitsweise
loyal
IT-Kenntnisse : Microsoft Office World 2007 / 2008 - sehr gute Anwendungskenntnisse
Internet / Email - sehr gute Anwendungskenntnisse
Lotus Notes - sehr gute Anwendungskenntnisse
SAP Kenntnisse
Novell Group Wise - sehr gute Anwendungskenntnisse
Linux - gute Anwendungskenntnisse
Open Office - gute Anwendungskenntnisse
Outlook - sehr gute Anwendungskenntnisse
Documentum ( DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse
D2 (DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse
SharePoint gute Anwendungskenntnisse
Easy Contract & Archive (DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse
Sprachen
Deutsch (Muttersprache)
Englisch (fliessend schriftlich und mündlich, 2. Arbeitssprache)
Französisch (fliessend schriftlich und mündlich)
Italienisch (fliessend schrifltich und mündlich)
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