Vous assurez un support administratif pour les équipes de la BSC (Brigade sanitaire cantonale) et de l'UPHR (Unité des urgences préhospitalières et de réanimation).
Vous assurez la saisie des affectations, horaires, etc. des équipes dans Vision RH et veillez au suivi régulier des différents soldes (médecins et ambulanciers et ambulancières), ainsi que les déclarations de piquets.
Vous assurez la gestion de documentation très spécifique aux services, dans le respect des directives institutionnelles.
Vous effectuez la rédaction et la mise en forme de divers documents (correspondances, procès-verbaux, rapports, élaboration/mise à jour de procédures, etc.).
Vous gérez le et la messagerie électronique.
Vous apportez un appui de gestion pour les formations.
Vous effectuez les tâches logistiques comme les demandes de travaux, la gestion des stocks et la réservation de salles, ainsi que les commandes pour le matériel spécifique.
Grâce à votre aisance relationnelle, vous collaborez avec les équipes pluridisciplinaires, les collaborateurs et collaboratrices, les secteurs partenaires, les personnes privées et les autres services.
Vous développez un lien de proximité avec vos collègues et vous fournissez une continuité de service en assurant la permanence lors des absences, afin d'assurer une continuité de service.
Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre sa polyvalence au service de l'institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins.
Description du profil :
Vous êtes titulaire d'un diplôme de secrétaire médical ou médicale, ou toute formation jugée équivalente.
Vous avez réussi une expérience réussie de 3 à 5 ans dans un poste similaire, au sein d'un secrétariat médical.
Vous avez une maîtrise parfaite de la rédaction du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de l'écrit. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La connaissance de l'anglais est un atout.
Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL avancé sur Word et standard sur Excel EXIGÉ) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, GRECO, Qualiac, Opale).
Doté ou dotée d'un bon esprit d'équipe, vous avez la capacité à travailler en bureau partagé avec plusieurs secrétaires.
Tout en ayant un excellent sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, dynamique, rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées.
Vous pourrez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et de gérer ainsi facilement les situations de stress. Enfin, vous faites la preuve d'un sens aigu de la confidentialité.
Niveaux d'expérience requis :
* 3-5 ans
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