Administrative Assistent*in (60-100%) – Standort Bern
Diese Position trägt den Titel "Administrative Assistent*in (60-100%)" und ist in der Niederlassung Bern angesiedelt. Beginn kann sofort oder nach Vereinbarung erfolgen.
DEINE AUFGABEN
* Du übernimmst allgemeine Administrations‑ und Büroaufgaben und unterstützt die Geschäftsleitung sowie Fachabteilungen im Tagesgeschäft.
* Du bist Ansprechperson für die Telefon‑ und E‑Mail‑Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und internen Stellen.
* Du koordinierst Termine, Sitzungen und Unterlagen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.
* Du pflegst und verwaltest Stammdaten zuverlässig.
* Du erstellst und versendest Debitorenrechnungen und wirkst im Kreditoren‑ und Debitorenwesen mit.
* Du kontrollierst, kontierst und verbuchst Eingangs‑ und Ausgangsrechnungen.
* Du unterstützt bei Monats‑ und Jahresabschlüssen sowie bei der Ablage und Pflege buchhalterischer Unterlagen.
* Du erstellst Offerten selbstständig, verfolgst diese nach und pflegst Angebotsvorlagen und Preiskalkulationen.
* Du unterstützt bei der Vertrags‑ und Auftragsabwicklung.
DEIN ARBEITSUMFELD
Der Standort Bern ist Teil des Geschäftsbereichs Transportation & Infrastructure von WSP und bildet ein wichtiges Kompetenzzentrum für Verkehrs‑ und Infrastrukturprojekte in der Region. Das rund 35‑köpfige Team unterstützt öffentliche und private Auftraggeber bei der Planung und Umsetzung anspruchsvoller Projekte. Der Fokus liegt auf nachhaltigen und zukunftsorientierten Lösungen sowie auf einer engen, interdisziplinären Zusammenarbeit. Durch die Vernetzung mit weiteren WSP‑Standorten arbeitet das Team über alle Projektphasen hinweg eng zusammen und bietet ein professionelles, strukturiertes und kollegiales Arbeitsumfeld.
DEIN PROFIL
* Du verfügst über eine kaufmännische Grundausbildung (EFZ) oder eine vergleichbare Ausbildung.
* Du bringst mehrjährige Erfahrung in einer administrativen Funktion mit, idealerweise mit buchhalterischem Bezug.
* Rechnungsstellung und Offertenerstellung gehören für dich selbstverständlich zum Arbeitsalltag.
* Du hast gute Kenntnisse im Debitoren‑ und Kreditorenwesen.
* Du arbeitest sicher mit MS Office, insbesondere Excel und Word.
* Erfahrung mit ERP‑ oder Buchhaltungssoftware ist von Vorteil.
* Du arbeitest selbstständig, strukturiert und exakt, bistteamfähig und flexibel.
* Du denkst dienstleistungs‑ und lösungsorientiert und behältst auch in hektischen Momenten den Überblick.
* Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein zeichnen dich aus.
* Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englisch‑ oder Französischkenntnisse sind von Vorteil.
WAS WIR DIR BIETEN
Ein vielfältiges und inklusives Arbeitsumfeld, in dem deine Stärken geschätzt werden. Flexible Arbeitszeitmodelle sowie Homeoffice‑Möglichkeiten unterstützen deine Work‑Life‑Balance. Wir bieten dir exzellente Karriere- und Weiterbildungsmöglichkeiten, attraktive Sozialleistungen und die Möglichkeit zur Teilnahme an globalen Mitarbeiterbeteiligungsprogrammen, sofern für die Position verfügbar.
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