Dauerstelle
Departementssekretariat PRD
Als Assistent*in Stadtpräsident*in sind Sie Anlaufstelle für sämtliche internen und externen Anfragen und interne*r Dienstleister*in für den*die Stadtpräsident*in. Sie arbeiten eng mit dem Stab des*der Stadtpräsident*in zusammen. Für diese einzigartige, spannende, vielseitige und auf höchsten Standards bauende vertrauensvolle Funktion suchen wir per 1. Maioder nach Vereinbarung eine loyale, diskrete und verschwiegene Persönlichkeit.
Aufgaben
* In dieser wichtigen Drehscheibenfunktion führen Sie die Agenda, überwachen die Zeitplanung und koordinieren die Termine des*der Stadtpräsident*in.
* Sie organisieren Sitzungen, Anlässe und Reisen für den*die Stadtpräsident*in.
* Sie koordinieren und prüfen Unterlagen für Sitzungen und Auftritte auf deren Vollständigkeit und stellen eine optimale Vorbereitung für den*die Stadtpräsident*in sicher.
* Sie empfangen und betreuen Besucher*innen des*der Stadtpräsident*in, erteilen telefonische und persönliche Auskunft an Bürger*innen, Mitarbeitende der Stadtverwaltung und andere Amtsstellen.
* Sie managen die eingehende Post des*der Stadtpräsident*in physisch und elektronisch und übernehmen diverse Aufgaben wie beispielsweise Danksagungen, Organisation von Geschenken etc.
* Sie sind zuständig für kleinere Projektaufträge.
Profil
* Mehrjährige Berufserfahrung als persönliche*r Assistent*in einer höheren leitenden Funktion sowie relevante formale Qualifikationen (z.B. Weiterbildung zur Direktionsassistenz)
* Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung
* Organisationstalent mit Weitsicht, hohe Dienstleistungsorientierung, Engagement, Belastbarkeit und die Bereitschaft, sich auch ausserhalb der normalen Büroarbeitszeiten einzusetzen
* Integre und offene Persönlichkeit mit Empathie und höchster Diskretion, die sich auf allen Ebenen und im Umgang mit den vielfältigsten Anspruchsgruppen adäquat und gewinnend auszudrücken weiss und auch in hektischen Momenten die Ruhe bewahrt
* Fundierte MS-Office-Kenntnisse, stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift, gute Englisch- und Französischkenntnisse
* Freude an der gesellschaftlichen Entwicklung und politischen Themen sowie Humor und gute Teamfähigkeit
Wir bieten
Eine interessante, lebhafte und abwechslungsreiche Aufgabe am Puls der Stadt Zürich, die aktive Mitwirkung an der vielseitigen Arbeit des*der Stadtpräsident*in und des Stabs, eine lebendige Zusammenarbeitskultur, ein engagiertes Team sowie einen Arbeitsplatz im Herzen der Stadt Zürich im Stadthaus.
Über uns
Der*die Stadtpräsident*in hat den Vorsitz im Stadtrat und repräsentiert die Stadt Zürich nach aussen. Das Präsidialdepartement der Stadt Zürich umfasst die Dienstabteilungen Kultur, Bevölkerungsamt, Museum Rietberg, Stadtarchiv, Statistik, Stadtentwicklung, Fachstelle für Gleichstellung sowie den Beauftragten Wohnen des Stadtrats.
Interessiert?
Gerne erwarten wir Ihre vollständige Bewerbung via Online-Tool zu Handen der Stadtpräsidentin bis 22. Februar
Weitere Auskünfte zur Stelle erteilt Ihnen gerne die jetzige Stelleninhaberin Katja Fisch,, Tel.
Referenz-Nr.:
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