Controller / Order & Cost Coordinator / Backoffice Administration (70% Jahresarbeitszeit)
Arbeitsort: Stein (AG), Schweiz
Start: nach Vereinbarung
Pensum: ca. 60% regulär (bei Ferienvertretung auch höheres Pensum)
Die QPS Engineering AG ist ein wachsendes Ingenieur- und Technologieunternehmen mit Fokus auf die Pharma- und Life-Science-Industrie. Wir unterstützen unsere Kunden weltweit in den Bereichen Engineering, Projektmanagement, Qualifizierung, Validierung sowie Inspektions- und Automatisierungstechnologie.
Mit unseren spezialisierten Bereichen entwickeln wir sowohl Beratungsleistungen als auch eigene Lösungen und Produkte für die pharmazeutische Produktion der Zukunft. Innovation, Qualität und strukturierte Prozesse stehen dabei im Mittelpunkt unseres Handelns. Unser Team arbeitet in einem dynamischen Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und viel Gestaltungsspielraum.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte und detailorientierte Persönlichkeit, die Verantwortung im Bereich Controlling, Bestellwesen sowie Administration und Backoffice übernimmt.
Über die Rolle
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte und detailorientierte Persönlichkeit mit ausgeprägtem Zahlenverständnis, die Verantwortung im Bereich Controlling, Bestellwesen sowie Administration und Backoffice übernimmt.
Die Rolle eignet sich ideal für jemanden, der gerne strukturiert arbeitet, komplexe Abläufe versteht und zuverlässig als Schnittstelle zwischen internen Stakeholdern, Lieferanten sowie verschiedenen Systemen fungiert. Sie tragen aktiv dazu bei, Kosten transparent zu steuern, Bestellprozesse effizient abzuwickeln und administrative Abläufe professionell zu unterstützen.
Ihre Hauptaufgaben
Controlling und Reporting
Monatliches Resource Tracking für Mitarbeitende und Projekte.
Erstellung von Auswertungen, Reports und Übersichten für das Management.
Pflege und laufende Aktualisierung von Kostendateien und Budgetübersichten.
Überwachung von Projektbudgets und frühzeitiges Erkennen von Abweichungen.
Erstellung klar strukturierter Dashboards und Entscheidungsgrundlagen.
Erstellung, Verwaltung und Nachverfolgung von Bestellungen.
Verbuchen von Wareneingängen im System.
Identifikation und Klärung von Abweichungen zwischen Bestellungen, Wareneingängen und Rechnungen.
Troubleshooting im gesamten Bestell-, Liefer- und Rechnungsprozess.
Enge Zusammenarbeit mit Lieferanten sowie internen Abteilungen wie Einkauf, Rechnungswesen, Projektmanagement und Administration.
Administration und Backoffice
Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft.
Pflege von Stammdaten, Ablagestrukturen und Dokumentationen.
Organisation und Koordination von internen Prozessen und Terminen.
Unterstützung bei allgemeinen Backoffice-Tätigkeiten und operativen Aufgaben.
Mitwirkung bei der Weiterentwicklung administrativer Abläufe und Tools.
Schnittstellen und Koordination
Klärung offener Punkte mit internen Teams und externen Partnern.
Sicherstellung, dass Prozesse den internen Richtlinien und Qualitätsstandards entsprechen.
Unterstützung bei Prozessverbesserungen im Bereich Bestellung, Kostenkontrolle und Reporting.
Dokumentation von Workflows sowie Unterstützung bei kleineren Systemanpassungen.
Erste Berufserfahrung im Controlling, Order Management, Procurement, Administration oder einer vergleichbaren Rolle.
Sehr gute Excelkenntnisse sowie Affinität zu Zahlen und Systemen.
Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise.
Freude an analytischem Denken, Prozessen und systematischer Problemlösung.
Kommunikationsstärke im Umgang mit Lieferanten und internen Abteilungen.
Proaktive, lösungsorientierte Persönlichkeit mit hoher Genauigkeit.
Fliessende Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse.
Eine vielseitige Schnittstellenrolle mit hoher Eigenverantwortung.
Abwechslungsreiche Aufgaben im Zusammenspiel von Controlling, Bestellwesen und Administration.
Selbstständiges Arbeiten mit klar definierten Verantwortlichkeiten.
Ein dynamisches Arbeitsumfeld in einem wachsenden Technologieunternehmen.
Möglichkeit zur aktiven Mitgestaltung von Prozessen und Strukturen.
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