Geschäftsleitungsassistenz / Office, HR & Compliance AUFGABENBEREICH Administration & Office Management Planung und Koordination von Meetings, Terminen, Reisen und Hotelreservationen Organisation von internen und externen Anlässen Telefonische Erreichbarkeit der Hauptnummer (vertretungsweise) Erstellung von Präsentationen, Berichten und Auswertungen Verwaltung des internen WIKI sowie Ablage- und Dokumentenmanagement Verwaltung von Büromaterial und allgemeiner Büroorganisation Betreuung administrativer Infrastrukturthemen HR-Administration Erstellung von Arbeitsverträgen und HR-relevanten Dokumenten Führung der Personaladministration Bearbeitung der Spesenabrechnungen, insbesondere vom Aussendienst Unterstützung im Rekrutierungsprozess und Onboarding Betreuung des Auszubildenden vom Stammhaus (3 Wochen pro Jahr) Teilnahme an HR-Meetings online / offline Anlaufstelle für Mitarbeitende bei administrativen Fragen Compliance, Qualität & Versicherungen Pflege und Überwachung von internen Richtlinien (Datenschutz, IT, Qualität) Bearbeitung von Qualitätsmanagement-Themen Datenbankpflege (Prüfmittel, Sicherheitsmittel, Kontrollen) Verwaltung von Versicherungen (Auto, Haftpflicht, Gebäude etc.) Unterstützung bei internen Kontrollen und Audits IT- & Systemunterstützung Unterstützung bei der Verwaltung von Tablets, Laptops und Mobiltelefonen Bestellung und Betreuung von IT-/EDV-Material Pflege und Kontrolle der Zeiterfassung (Mutationen, Auswertungen) ANFORDERUNGSPROFIL Hard Skills Kaufmännische Grundausbildung EFZ oder gleichwertige Ausbildung Mehrjährige Erfahrung in Administration, Office-Management oder Assistenzfunktionen Gute Kenntnisse in HR-Administration (Verträge, Personalakten, Absenzen) Sehr gute Kenntnisse in MS 365 (Excel, Teams, PowerPoint, Word, Sharepoint, Onedrive) Sehr gute DE- und EN-Kennnisse in Wort und Schrift (FR von Vorteil) Vorteil: Kenntnisse in Compliance, Datenschutz, Qualitätsmanagement oder Versicherungsadministration Soft Skills Strukturierte, effiziente und selbständige Arbeitsweise Sehr hohe Vertrauenswürdigkeit und Diskretion Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Kommunikationsstärke Organisationstalent und proaktive Haltung Teamfähigkeit und sicheres, freundliches Auftreten Flexibilität, Belastbarkeit und Freude an vielfältigen Aufgaben Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterentwicklung Reisebereitschaft (12x pro Jahr) KOMPETENZEN Sicherer Umgang mit Office- und HR-Administrationsprozessen Fähigkeit, professionelle Präsentationen, Berichte und Auswertungen zu erstellen Präzise Dokumentations- und Organisationskompetenz Sorgfältige, strukturierte und nachvollziehbare Arbeitsweise Problemlösungsfähigkeit und proaktives Handeln Verlässliche, vertrauensvolle und respektvolle Zusammenarbeit Fähigkeit, unterschiedliche Anspruchsgruppen professionell zu betreuen Empathie und Teamorientierung Hohe Eigenständigkeit und Verantwortungsbereitschaft Anpassungsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld Lernbereitschaft und Offenheit für Weiterentwicklung Vertrauenswürdigkeit und Integrität VERANTWORTUNGEN Sicherstellung eines reibungslosen administrativen und organisatorischen Betriebs Termingerechte und korrekte Durchführung der HR-Administration Einhaltung und Pflege von Compliance-, Datenschutz- und Qualitätsrichtlinien Vertrauensvolle Ansprechperson und Unterstützung für Mitarbeitende Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Unternehmensdaten jid58bef15a jit0417a jiy26a