Im Auftrag unseres Kunden, ein etabliertes Unternehmen im Bereich Real Estate mit Sitz in Zürich, suchen wir eine/n Front Office Mitarbeiter/in.
Beschäftigungsgrad: 100%
Arbeitsort: Zürich
Homeoffice: ist für diese Position nicht vorgesehen
AUFGABEN UND TÄTIGKEITEN
* Koordination und Ausführung allgemeiner Sekretariatsarbeiten für die Geschäftsleitung und den Verwaltungsrat, einschliesslich Terminplanung, Sitzungsorganisation und Reisevorbereitung
* Übersetzen und Bearbeiten von Korrespondenz in mehreren Landessprachen (Deutsch, Italienisch)
* Verwaltung und Pflege des Vertragsarchivs und der Referenzprojektlisten
* Erstellung und Aktualisierung von Stellenausschreibungen sowie Pflege der Unternehmens-Medienkanäle
* Protokollführung bei CEO- und Verwaltungsratssitzungen, Nachverfolgung offener Punkte und Fristen
* Empfangsmanagement: Telefonzentrale, Besucherempfang, Post- und Paketabwicklung; Verwaltung von Büroräumen, Parkplätzen, Schlüsseln etc.
* Organisation interner Veranstaltungen und Verwaltung der Unternehmensverpflegung (inkl. Frühstück, Mittag- und Abendessen)
* Unterstützung der Verkaufsprojekte und der Direktionsmitglieder
* Sicherstellung des reibungslosen Betriebs des Sekretariats während der Bürozeiten von 08:30–12:00 und 13:30–17:30 (inkl. Stellvertretungsregelung)
ANFORDERUNGEN
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Empfangsbereich, vorzugsweise in der Immobilienbranche
* Sehr gute Sprachkenntnisse in Englisch, Deutsch und Italienisch in Wort und Schrift
* Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und hohe Dienstleistungsorientierung
* Selbstständige, zuverlässige und teamfähige Persönlichkeit
* Sicherer Umgang mit MS-Office und idealerweise Erfahrung mit CRM-Systemen
* Erfahrung in der Protokollführung und Organisation von Sitzungen
Deine Bewerbung wird mit höchster Vertraulichkeit behandelt und dient in einem ersten Schritt nur einer internen Prüfung. Deine Daten werden dem Kundenunternehmen erst nach einem persönlichen Gespräch mit einem unserer Recruiter weitergeleitet.
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