Office Manager / Team & Client Assistant
Unternehmen
Ein international tätiges Family Office mit Hauptsitz in der Schweiz und weiteren Standorten in Europa bietet eine spannende und vielseitige Position in einem dynamischen Umfeld. Das Unternehmen investiert in verschiedene Anlageklassen, darunter Immobilien, börsennotierte Vermögenswerte und Private Equity, und beschäftigt rund 30 Mitarbeitende.
Aufgaben
* Unterstützung des Teams, des Managements und ausgewählter Mandanten in unterschiedlichen Projekten
* Verantwortung für die Organisation und Koordination von Büroabläufen und administrativen Prozessen
* Mitarbeit im Property Management: Kommunikation mit Mitarbeitenden, Dienstleistern und externen Partnern
* Organisation von Geschäftsreisen, Spesenmanagement und Verwaltung der Barkasse
* Planung und Durchführung von Firmenanlässen (z. B. Sommerfest, Weihnachtsfeier)
* Erste Ansprechperson für Telefonate, Korrespondenz und allgemeine Anfragen in Deutsch und Englisch
* Terminplanung und Teilnahme an Meetings inklusive Protokollführung
* Einkauf, Verhandlung und Verwaltung von Bürobedarf, IT-Equipment und sonstigen Betriebsmitteln
* Koordination von IT-Angelegenheiten in Zusammenarbeit mit externen IT-Dienstleistern
Profil
* Schweizer/EU-Pass oder gültige Schweizer Arbeitsbewilligung
* Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Office-Management-Funktion
* Hohes Mass an Engagement, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
* Proaktive, lösungsorientierte Persönlichkeit mit strukturierter Arbeitsweise
* Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Priorisierungsvermögen
* Hands-on-Mentalität sowie die Fähigkeit, Bedürfnisse frühzeitig zu erkennen
* Teamorientierte und kommunikationsstarke Person mit einem Auge fürs Detail
* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse; Spanischkenntnisse von Vorteil
* Führerschein (idealerweise mit eigenem Fahrzeug)
Angebot
* Mitarbeit in einem motivierten, internationalen Team mit flachen Hierarchien und unternehmerischem Spirit
* Vielseitige Tätigkeit mit direkter Einbindung in operative Abläufe und Projekte
* Hoher Gestaltungsspielraum und Möglichkeit, Fachwissen und Erfahrung kontinuierlich auszubauen