Wir sind Alpen Energie GmbH, ein Photovoltaik-Unternehmen in Basel, das in der ganzen Schweiz Anlagen realisiert. Zur Entlastung der Geschäftsführung suchen wir eine zuverlässige, strukturierte und diskrete Assistenz mit starkem Bezug zu Zahlen, Administration und Organisation. Du sorgst dafür, dass Finanzen, Dokumente und Abläufe sauber geführt sind und der Alltag der Geschäftsführung reibungslos läuft.
## Aufgaben
Rechnungswesen: Rechnungen erstellen, prüfen, verbuchen und nachverfolgen; Stammdaten pflegen und Zahlungen überwachen. Buchhaltung & Administration: Belege, Quittungen, Kreditoren-/Debitorenunterlagen sammeln, einpflegen, sortieren und ablegen; Unterstützung bei der Vorbereitung für Treuhand/Revision. Lohnabrechnung: Vorbereitende Lohnbuchhaltung, Mutationen, Abrechnungen, Kontrolle von Spesen und Stunden. Brief- und Postwesen: Eingang/Ausgang bearbeiten, Fristen überwachen, Ablage führen. Persönliche Assistenz der Geschäftsführung: Entlastung im Tagesgeschäft, Priorisierung, Nachverfolgung offener Themen. Telefonate & Korrespondenz: Anrufe annehmen/führen, Kunden und Partner professionell betreuen. Terminplanung und Koordination: Kalenderführung, Meetings organisieren, interne und externe Termine koordinieren. Dokumentenerstellung: Protokolle, Verträge, Offerten-/Dokumentvorlagen, interne Schreiben und strukturierte Ablagen erstellen und pflegen.
## Qualifikation
Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation. Mehrjährige Erfahrung in Assistenz, Buchhaltung oder Rechnungswesen Sicher im Umgang mit MS Office / Google Workspace Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und saubere Arbeitsweise. Selbständige, proaktive Persönlichkeit mit sehr guter Organisation und Priorisierung. Freundliches, souveränes Auftreten am Telefon und im Kontakt mit Kunden/Partnern.
## Benefits
Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung