Wir sind Alpen Energie GmbH, ein Photovoltaik-Unternehmen in Basel, das in der ganzen Schweiz Anlagen realisiert. Zur Entlastung der Geschäftsführung suchen wir eine zuverlässige, strukturierte und diskrete Assistenz mit starkem Bezug zu Zahlen, Administration und Organisation. Du sorgst dafür, dass Finanzen, Dokumente und Abläufe sauber geführt sind und der Alltag der Geschäftsführung reibungslos läuft.
Aufgaben
* Rechnungswesen: Rechnungen erstellen, prüfen, verbuchen und nachverfolgen; Stammdaten pflegen und Zahlungen überwachen.
* Buchhaltung & Administration: Belege, Quittungen, Kreditoren-/Debitorenunterlagen sammeln, einpflegen, sortieren und ablegen; Unterstützung bei der Vorbereitung für Treuhand/Revision.
* Lohnabrechnung: Vorbereitende Lohnbuchhaltung, Mutationen, Abrechnungen, Kontrolle von Spesen und Stunden.
* Liquiditäts- und Zahlenübersicht: Laufende Übersicht der Liquidität, Offenen Posten, Kosten- und Einnahmenentwicklung; einfache Reports für die Geschäftsführung.
* Brief- und Postwesen: Eingang/Ausgang bearbeiten, Fristen überwachen, Ablage führen.
* Persönliche Assistenz der Geschäftsführung: Entlastung im Tagesgeschäft, Priorisierung, Nachverfolgung offener Themen.
* Telefonate & Korrespondenz: Anrufe annehmen/führen, Kunden und Partner professionell betreuen.
* Terminplanung und Koordination: Kalenderführung, Meetings organisieren, interne und externe Termine koordinieren.
* Dokumentenerstellung: Protokolle, Verträge, Offerten-/Dokumentvorlagen, interne Schreiben und strukturierte Ablagen erstellen und pflegen.
Qualifikation
* Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
* Mehrjährige Erfahrung in Assistenz, Buchhaltung oder Rechnungswesen (KMU-Umfeld von Vorteil).
* Sicher im Umgang mit MS Office / Google Workspace; Erfahrung mit Buchhaltungssoftware und digitalen Belegprozessen.
* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
* Hohe Zahlenaffinität, Genauigkeit und Verlässlichkeit.
* Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und saubere Arbeitsweise.
* Selbständige, proaktive Persönlichkeit mit sehr guter Organisation und Priorisierung.
* Freundliches, souveränes Auftreten am Telefon und im Kontakt mit Kunden/Partnern.
Benefits
* Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, kurze Entscheidungswege.
* Sinnstiftende Arbeit in einem wachsenden Zukunftsmarkt (Energie/Photovoltaik).
* Moderner Arbeitsplatz in Basel mit professionellem, bodenständigem Team.
* Gestaltungsspielraum, um Prozesse zu verbessern und Struktur einzubringen.
* Faire Vergütung und langfristige Perspektive.
Wenn du Ordnung liebst, Zahlen sauber führst und gerne den Rücken der Geschäftsführung freihältst, passt du zu uns. Wir suchen keine reine „Termin-Assistenz“, sondern eine zentrale Stütze für Finanzen, Administration und Organisation. Wir freuen uns auf eine Person, die Verantwortung übernimmt, mitdenkt und Stabilität in den Alltag bringt.