Sie überwachen und führen die administrativen und betrieblichen Funktionen des Büros, um einen reibungslosen und effizienten Betrieb zu gewährleisten. Darüber hinaus organisieren Sie Unternehmensveranstaltungen und unterstützen die Unternehmenskultur von tesa.
Verantwortlichkeiten: Büroabläufe für einen reibungslosen Betrieb organisieren
Firmenveranstaltungen (Konferenzen, Team- und Gesellschaftsveranstaltungen) gemäss den regionalen Richtlinien planen und organisieren
Externe Mitarbeiterteams beaufsichtigen, z.B. Reinigung, Wartung und Sicherheit
Transport und Unterkunft während der Teamveranstaltung buchen
Büromaterial und IT-Ausrüstung bestellen und verwalten
Korrespondenz, Beschwerden und Anfragen bearbeiten
Fahrzeugflotte verwalten und koordinieren
Post verwalten, d.h. Briefe, Pakete annehmen, verschicken etc.
Büroverwaltungssysteme implementieren und pflegen
On- und Offboarding von Mitarbeitern unterstützen (Übergabe von IT, Dokumenten, Schlüsseln …)
Sicherstellen, dass die Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien auf dem neuesten Stand sind und alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der Einrichtung konform sind
Minimale Anforderungen: Berufliche Qualifikation oder Erfahrung in Betriebswirtschaft, Kommunikation, Büroverwaltung, Führungsunterstützung, Sekretariat oder einem ähnlichen professionellen Dienstleistungsbereich
Deutsch Muttersprache oder sehr gute Kenntnisse
Fliessende Englischkenntnisse
Erfahrung in einem multinationalen Unternehmen mit Matrixorganisation im Bereich Büromanagement, Büroverwaltung oder anderen dienstleistungsbezogenen Bereichen
Fähigkeiten in den Bereichen Organisation, Zeitmanagement und Problemlösung
Gute analytische Fähigkeiten
Detailgenauigkeit
Zwischenmenschliche Fähigkeiten – Teamplayer
Fortgeschrittene Computerkenntnisse mit der Fähigkeit, neue Systeme und Verfahren zu erlernen
Starke Kundenorientierung mit dem Antrieb zur Problemlösung und Prozessoptimierung
Grundkenntnisse Buchhaltung
Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit
Anpassungsfähigkeit
Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten und Fähigkeiten zum Beziehungsaufbau
Initiative, proaktiv, die Fähigkeit, „etwas zu verwirklichen“
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