Contexte
Le Centre hospitalier universitaire vaudois (CHUV) est l’un des 5 hôpitaux universitaires suisses et l'un des meilleurs dans le monde. Grâce à sa collaboration avec la Faculté de biologie et médecine de l’Université de Lausanne et l'EPFL, le CHUV joue un rôle de pointe et d’envergure européenne dans les domaines des soins médicaux, de la recherche médicale et de la formation.
Le Département de la logistique hospitalière (LOH) a pour mission de s'assurer que les unités de soins, d'enseignement et de recherche puissent pleinement se concentrer sur leur cœur de métier, en leur offrant et en développant des prestations d'exploitation logistiques efficientes (désinfection et entretien, transferts de patients, stérilisation, restauration, transports de marchandises, gestion des stocks,…).
La plateforme logistique commune Vaud-Genève, PLEXUS-Santé (PLX) est située à Bussigny. Elle regroupe les activités des magasins centraux du CHUV et des HUG sur le site logistique de Bussigny. Sa mission première est d'approvisionner de façon efficiente les consommables médicaux et non médicaux à forte rotation, auprès des 2 hôpitaux. Elle apporte également son expertise à la chaîne de distribution hospitalière (informatisation, automatisation.)
Mission
1. Vous effectuez les tâches de secrétariat générales et l'accueil physique et téléphonique du site
2. Vous prenez en charge la gestion du temps (planification, ajustement, bouclement des plannings) et diffusion des soldes de vacances et heures supplémentaires
3. Vous assurez la gestion des absences (collecte et envoi des certificats médicaux, déclaration d'absences longue durée)
4. Vous êtes un support aux démarches de recrutement (appels des candidat-e-s, établissement du dossier)
5. Vous assurez la gestion du courrier interne et externe et les commandes de consommables
6. Vous préparez l'ensemble des dossiers administratifs et assurez la gestion des documents du site (tri, numérisation, archivage)
7. Vous fournissez un support administratif à la relation fournisseurs et à la cellule comptabilité.
Profil
8. Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé-e de commerce ou d'un titre jugé équivalent
9. Vous bénéficiez d'une expérience professionnelle de 5 ans dans un secrétariat
10. Vous bénéficiez d'une expérience professionnelle de 1 an dans la gestion de la communication, un atout
11. Vous maîtrisez la langue française à l'oral et à l'écrit (langue maternelle ou niveau C2)
12. Vous maîtrisez les outils bureautiques usuels (Excel, Word, etc.)
13. Vous êtes disposé-e à effectuer des horaires irréguliers
14. Vous possédez un sens aigu de l’accueil ainsi qu'une aisance téléphonique avérée.
Nous offrons
Devenir une collaboratrice ou un collaborateur du Centre hospitalier universitaire vaudois, c'est l'assurance de bénéficier:
15. De prestations sociales de premier ordre, d'un congé paternité de 20 jours et d'un congé maternité de 4 mois (avec possibilité d’un mois supplémentaire de congé d’allaitement)
16. D'une progression salariale régulière et adaptée aux responsabilités
17. D’un 13ème salaire et de 25 jours de vacances par année
18. D'un droit à trois jours de formation minimum par année, avec l’accès à une offre variée au sein du Centre des Formations du CHUV et des centres de formation partenaires de l'Etat de Vaud
19. D’avantages sociaux, culturels et économiques offerts aux membres de l’association H-Oxygène
20. D’avantages proposés dans le cadre du plan de mobilité (rabais sur les abonnements des transports publics, promotion des véhicules «Mobility» et rabais sur l’achat de vélos électriques)
21. De restaurants d'entreprise, dans chacun des bâtiments hospitaliers avec des tarifs préférentiels.